Planejamento financeiro para agências: porque fazer e suas vantagens

Toda agência de comunicação preocupa-se com a lucratividade do negócio, bem como qualquer outra empresa. Mas dentre as aflições mais comuns, o planejamento financeiro para agências geralmente não é uma prioridade. CEOs e diretores, mesmo sabendo da relevância da estratégia, ainda não enxergam a real necessidade desse planejamento aplicado em agências.

E buscar por melhores resultados financeiros sem sequer possuir um planejamento é bem arriscado. Porque faturar não significa lucrar, e talvez o lucro atual não seja o suficiente para a agência crescer o esperado. Portanto, planeje suas finanças!

O objetivo deste artigo não é apenas mostrar a importância de um planejamento financeiro para as agência de comunicação, mas também desmistificar esse tema. Primeiro, vamos colocar alguns pingos nos is.

O que é um planejamento financeiro?

Planejamento financeiro para agências é um plano que organiza as ações que sua agência tomará para alcançar um objetivo financeiro específico. Ele é feito com base situação financeira atual, a partir de um panorama que mostra suas receitas, despesas e custos essenciais para manter o negócio funcionando e lucrando. Em resumo, é basicamente o desdobramento do seu planejamento estratégico em forma de números.

Imagine um planejamento de uma campanha de comunicação. Um planner possui desafios e todo o processo é longo e demanda de muitas etapas. Ou seja, a grosso modo, o planejamento inicia-se a partir de um briefing, depois há a etapa de coleta e organização de dados demográficos e comportamentais. Com base nessas informações, podemos definir o objetivo da campanha, KPIs e público-alvo.

Tudo isso para garantir que o posicionamento da marca seja reforçado (ou criado) na campanha, e que o objetivo seja alcançado.

Uma dinâmica parecida acontece quando falamos de planejamento financeiro. Ele é feito por etapas, onde, após a organização e coleta de dados, definimos um objetivo principal. Isso para podermos planejar as ações que serão feitas ao passar dos meses. Por fim, o desempenho financeiro é acompanhado periodicamente.

E, antes mesmo de pensar que isso não é para você, saiba que empresas dos mais diversos tamanhos já abraçam essa estratégia. E que, quando divido em etapas, o processo se torna muito mais fácil.

As 4 etapas de um planejamento financeiro

O planejamento financeiro para agências pode ser dividido em 4 grandes etapas, e dentro dessas etapas ações e projetos são desdobrados. Cada etapa tem sua devida importância, em graus diferentes, mas juntas colaboram para construir algo maior. Confira, portanto, as etapas de um planejamento financeiro.

Análise da situação financeira

Primeiro, é necessário analisar as informações e dados financeiros da agência. Essa etapa é importante — antes mesmo de definir um objetivo — para entender a performance e desempenho dos meses anteriores. Para isso, olhe para o seu fluxo de caixa e DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) (esses são dois relatórios muito importantes para o planejamento financeiro).

Assim, compreendemos quanto sua a agência faturou, quantos jobs foram necessários para tal e quais foram os melhores/piores períodos. Com essas informações, é possível traçar padrões de sazonalidade e identificar os serviços que mais trazem faturamento.

Definição de um objetivo principal

Após essa análise, é o momento de definir onde sua agência almeja chegar financeiramente falando. Aqui, a liderança se reúne para definir um objetivo financeiro principal. Esse objetivo deve ser único e mensurável por indicadores. É preciso também definir o tempo necessário para alcançá-lo (que pode variar entre meses e anos).

Ah! Lembre-se de definir um objetivo S.M.A.R.T:

S – Específico (Specific);

M – Mensurável (Measurable);

A – Atingível (Attainable);

R – Realista (Realistic);

T – Temporizável (Time-bound).

Um exemplo de objetivo financeiro principal para sua agência pode ser um aumento de 30% no faturamento em um ano. Sendo assim, seu objetivo, considerando também os indicadores para mensurá-los, ficaria assim:

OBJETIVO	Aumento de 30% no faturamento bruto em um ano
INDICADOR	Faturamento bruto mensal
INDICADOR	Taxa de crescimento do faturamento mensal
INDICADOR	Quantidade de fee mensal
INDICADOR	Quantidade de novos jobs mensais

Planejamento de ações e projetos

Agora que você já possui seu objetivo principal, chegou o momento de planejar como alcançá-lo. A partir de ações e projetos, pense em maneiras de aumentar o faturamento para alcançar um crescimento de 30%.

Será necessário investir mais em marketing? Ou reprecificar os serviços prestados? Dependendo das ações, você pode desmembrá-las em tarefas e acompanhá-las em um sistema de gestão de projetos.

Uma ótima ferramenta, aqui, é o orçamento empresarial, que possui o objetivo de estimar receitas, custos e gastos futuros. Assim, criando uma projeção do seu desempenho financeiro para os próximos meses.

Acompanhamento e análise dos resultados

Com os projetos e ações sendo executadas, é preciso mensurar os resultados a partir de um acompanhamento de indicadores (definidos lá no objetivo principal). Dessa forma, saberemos se o que foi planejado está sendo de fato alcançado.

Esse acompanhamento deve ser feito periodicamente para garantir a eficiência do planejado. Caso algo saia da rota, é possível executar melhorias e ações corretivas para a agência voltar aos trilhos.

Vantagens do planejamento financeiro para agências

Projeção do resultado financeiro

O orçamento é uma ferramenta importante quando falamos de planejamento financeiro. Afinal, é ele que dará a projeção financeira da sua agência. No orçamento, são estimadas todas as receitas, gastos e custos futuros, geralmente utilizando histórico com base de comparação.

Validação do retorno financeiro

Segundo o Censo Agências 2019, 31% das pequenas agências não conseguem mensurar o retorno financeiro. O número diminui para 24% quando falamos de médias e grandes agências.

Esse problema é resolvido com planejamento financeiro. Ele é capaz de mensurar o retorno de cada job ou fee mensal feito. Ou seja, o que você recebe é suficiente para cobrir todos os gastos e gerar lucro? Essa informação você encontrará no DRE, em margem de contribuição.

Melhora na tomada de decisão

Quando falamos em agências de comunicação, ainda mais em um mercado competitivo e acirrado, as decisões erradas possuem um peso (e prejuízo) muito grande. Ou seja, com base nos indicadores e relatórios, você passa a tomar decisões sobre o rumo da sua agência baseadas em dados financeiros.

Essa visão proporciona melhor direcionamento, podendo identificar o que funciona e os pontos mais críticos de melhoria, por exemplo. E em tomadas de decisão da alta gerência, onde o nível de responsabilidade é maior, os relatórios e indicadores de um planejamento financeiro orientam as decisões estratégicas. 

Priorização de projetos

Quando um planejamento é montado, geralmente o desdobramos em diversos projetos. Assim, fica mais fácil executá-lo em partes, podendo mensurar com maior precisão os resultados gerados por projetos. Em suma, no planejamento financeiro funciona da mesma forma.

A diferença é que, com a projeção financeira conquistada com o planejamento financeiro para agências, os projetos podem ser priorizados levando em consideração o objetivo financeiro-econômico da empresa. Dessa forma, as ações dentro da empresa estarão alinhadas com as metas estratégicas da agência.

Redução de riscos

Quando um planejamento financeiro para agências é bem feito, é construído com ele uma simulação de cenários. Essa simulação é feita afim de apontar os desvios que aconteceriam caso você tomasse um caminho alternativo. Pense como exemplo uma viagem para o norte do país. Você planejou que viajaria de carro e, nesse planejamento, considerou o preço da gasolina, a situação das estradas e o tempo de viagem.

Mas, e se em vez de carro, você viajasse de avião? O cenário é completamente diferente. Sem estradas, sem gasolina, uma viagem mais rápida… Em contrapartida, um mal tempo pode fazer com que o voo seja cancelado, e desse modo uma longa espera seja desencadeada. A simulação de cenários funciona assim. São criados cenários que avaliam as oportunidades boas e ruins que aguardam no caminho

Para àqueles que almejam melhores resultados e um mapa do seu direcionamento, um planejamento financeiro para agências é a melhor solução. E a sua agência, está preparada para planejar seus resultados futuros?

Planejamento e orçamento para PMEs

O planejamento financeiro para agências não precisa ser difícil – ou feito sozinho. A Treasy, empresa dedicada a levar planejamento e orçamento para pequenas e médias empresas (PMEs), possui um software alinhado à metodologia própria com o objetivo de descomplicar o planejamento financeiro das empresas

Dentre as soluções fornecidas, encontram-se:

• Terceirização do planejamento e orçamento;
• Acompanhamento do Planejado x Realizado x Histórico;
• Projeções, simulações e cenários;
• Relatórios e análises gerenciais;
• Gráficos e indicadores de desempenho;
• Integração com seu ERP.

Enfim, com um software especializado e metodologia própria você conseguirá levar o jogo do planejamento e orçamento a outro nível. Para isso, fale com um consultor.

Este guest post foi produzido pela Treasy, empresa de Joinville/SC que possui um software para planejamento e orçamento. A Treasy ajuda pequenas e médias empresas a definir um objetivo financeiro-econômico, traçar planos de ações para alcançá-lo e acompanhar os resultados bem de perto – tudo isso software e metodologia próprios.