Retrospectiva 2018 e novidades do Operand para 2019

Muitas melhorias foram feitas no Operand em 2018. A nossa equipe se dedicou muito para entregar soluções que contribuam para aumentar a produtividade e facilitar o dia a dia das empresas. Parte dos insights para essas melhorias foram sugestões de nossos clientes. Reconhecemos a importância de ouvi-los para poder entregar uma ferramenta cada vez mais completa 🙂 Neste post, iremos falar sobre as melhorias implantadas e as novidades do Operand para 2019. Confira!

Melhorias no Operand em 2018

1. Relatório de Jobs listando Subtarefas

Agora o relatório de Jobs também lista as subtarefas e proporciona uma nova forma de medir a produtividade da equipe. Os gestores podem acompanhar quantos Jobs/Subtarefas foram concluídos no prazo previsto. Ou seja, mais informação para uma gestão mais estratégica.

2. Relatório de Jobs Pauta mostra as tarefas cumpridas no prazo

Nesta área é possível identificar quais são as tarefas entregues no prazo e as não cumpridas. Filtrando por cliente ou até mesmo por responsável. Desta forma você pode analisar o desempenho de cada um dos colaboradores ou de toda a equipe em relação às entregas. Certamente, um recurso que ajuda muito a identificar a eficiência da gestão de tarefas e jobs e os possíveis gargalos que comprometem a produtividade. Para então traçar metas e mapear indicadores de resultados.

3. Novas pautas de Jobs

No módulo de Jobs no Operand é onde tudo acontece! Com o objetivo de otimizar a produtividade das equipes e melhorar ainda mais a gestão de tarefas, o Operand passou a possuir 5 pautas de atividades que oferecem diferentes tipos de visualização das tarefas em aberto. Sendo as três novidades: Minha Pauta, Pauta por Responsável e por Timesheet. Ou seja, além das que já existiam: Jobs Pauta e Pauta por Status. Saiba mais aqui neste post.

Minha pauta

Sua equipe nunca mais irá perder o prazo de uma atividade. A Minha Pauta possibilita que o usuário visualize todos os Jobs e as Subtarefas que são de sua responsabilidade e o prazo de entrega. Certamente, a fácil visualização das demandas que precisam ser entregues otimizam a produtividade e ajudam a organizar a pauta individual dos usuários do sistema. Não é o máximo?!

Pauta por Responsável

Com a Pauta por Responsável é possível visualizar exatamente o que cada membro da sua equipe tem pra fazer. Portanto, com essa informação, é possível delegar de forma mais equilibrada, evitando sobrecarga de tarefas ou pautas vazias.

Para otimizar cada vez mais o fluxo de atividades e a gestão de tarefas da equipe, o gestor pode acompanhar a pauta individual dos usuários e realocar as tarefas de um colaborador, que ainda está com muitas atividades, para outro que já terminou tudo que tinha para fazer.

Além disso, os usuários podem acompanhar as outras pautas uns dos outros, assim fica fácil saber se o seu colega vai entregar a parte dele da tarefa, para que você possa dar continuidade.

Pauta por Timesheet

Quer saber exatamente no que sua equipe está trabalhando agora, em tempo real? Com a Pauta Timesheet é possível! Além de acompanhar os timesheets ligados em tempo real, você poderá visualizar os últimos jobs no qual um usuário trabalhou, além de acessar rapidamente o relatório de apontamentos do usuário.

4. Prazos e responsáveis por subtarefas

Passou a ser possível adicionar prazos e também os responsáveis por cada uma das subtarefas. Ficou muito mais fácil organizar as pequenas demandas dentro de um job. Desta forma, a equipe pode entender quem faz o que e até quando precisa finalizar determinada tarefa.

5. Dashboard

Foram feitas mudanças no layout para facilitar a visualização das informações pelo usuário. Com uma navegação muito mais fácil e intuitiva fica mais simples compreender as informações apresentadas no sistema. O Dashboard contabiliza os trabalhos previstos para o dia atual e também os atrasados. Além disso, possibilita o acesso rápido a documentos específicos, bem como, redirecionar o usuário à “minha pauta”. Também, agora é possível também adicionar e acessar projetos pela Dashboard. Ou seja, mais rapidez para executar as rotinas da empresa!

6. Nova pauta de projetos

Com a nova pauta de projetos os gestores podem ter uma visualização completa das demandas de projetos específicos. Sendo possível visualizar rapidamente os projetos em aberto, arquivados ou cancelados de cada cliente. Além disso, foram adicionadas algumas funções extras:

• Favoritar projetos: agora a busca está bem mais facilitada,  assim como a visualização e abertura dos projetos favoritos, sem ser necessário o uso de filtros. Ou seja, um projeto pode ser favoritado pela Dashboard e também pela pauta de projetos.

• Ações em massa: é possível arquivar, cancelar ou reabrir mais de um projeto de uma só vez.

• Multiseleção nos filtros: também é possível selecionar mais de uma opção para o filtro de clientes e ordenação de projetos, seja por número, título ou cliente.

7. Copiar permissões de acesso

Essa nova funcionalidade trouxe muito mais praticidade e agilidade para a vida do gestor. Ou seja, é possível criar novos usuários e personalizá-los com base em algum usuário existente, como referência. Para uma determinada equipe que precisa ter os mesmos tipos de acessos, por exemplo.

8. PDF de mídia – visão cliente

Apresenta no documento o total investido naquela veiculação e para quem e quando o cliente terá que pagar. Ter a possibilidade de exportar uma visualização dos dados relevantes para o cliente sobre uma veiculação ajuda a deixar a comunicação com ele mais clara. Assim, é só gerar o PDF e enviar para o cliente!

9. Ocultar a soma dos itens de uma proposta

Sabe aquelas situações em que você não quer apresentar o valor total de uma proposta? Agora é possível. Ou seja, crie diferentes cenários de serviços e oculte o valor total da proposta. Sua empresa poderá oferecer diferentes opções de serviços para que o cliente escolha umas delas.

10. Ocultar valores dos itens ao exportar proposta

Além de poder ocultar o valor total, é possível ocultar o valor de cada item de uma proposta ao exportá-la. Desta forma, apresentando o valor total que o cliente irá pagar e ocultando o valor aplicado (unitário) de cada serviço. Ou seja, este caso normalmente se aplica a agências que trabalham com contrato FEE mensal.

11. Ações em massa no Financeiro

Certamente, fazer a gestão financeira requer muita atenção e agilidade. Agora é possível selecionar um grupo de lançamentos para aplicar uma alteração que pode ser: status, categoria, conta, valor. Saiba mais aqui.

11. Ações em massa em todas as Pautas

Em muitos casos resolver várias coisas de uma vez é muito melhor do que ter que fazer uma por uma, não é? Com essa novidade é possível selecionar um grupo de jobs para aplicar uma alteração que pode ser: responsável, prazo, status e situação. Ou seja, isso tudo de uma só vez, sem perder tempo tendo que aplicar cada alteração uma por vez. Nós amamos essa novidade! Saiba mais aqui.  

12. Notificação Financeira

O usuário pode escolher receber uma notificação no próprio sistema ou por e-mail. Essa nova função permite acompanhar melhor as movimentações do seu financeiro. Esses valores podem ser lançados a partir de documentos (propostas, produção, mídia) ou contas à receber/pagar feitos diretamente no financeiro. Além disso, é possível escolher notificar novas anotações em faturas, ao enviar/reabrir um faturamento de documento, e/ou ao criar/quitar/cancelar/reabrir faturas.

13. Outras otimizações no financeiro

• Competência + Juros: agora é possível preencher os campos competência e juros ao cadastrar um lançamento no financeiro.
• Editar e replicar para as próximas parcelas: altere a informação de uma parcela no financeiro e replique para as próximas parcelas do grupo de lançamentos.
• Totalizador com o resultado de filtros realizados: faça consultas no financeiro e visualize os resultados apresentados na aba resumo.

Novidades do Operand para 2019

Nós acreditamos que toda mudança deve ser para melhor e por isso estamos planejando novidades incríveis para o próximo ano. Certamente, muitas otimizações irão contribuir muito para os usuários do sistema ganharem ainda mais agilidade nas suas atividades do dia a dia. São elas:

1. Nova tela de edição do Job

Teremos uma nova tela de detalhes do job, totalmente dinâmica (em tempo real) e com auto save do briefing. A tela ficará melhor estruturada e, o mais importante, facilitará muito a usabilidade, pois, foi desenvolvida pensando na otimização da experiência do usuário. Você poderá abrir um job em qualquer lugar do sistema sem sair da tela em que estiver.

2. @mention

Esse talvez seja um dos recursos mais aguardados pelos usuários. A menção ou mention resolverá notificações de comentários em jobs, permitindo notificar apenas uma pessoa a partir de um comentário com o @nomedousuário ou todos os envolvidos do documento com o @todos. Maravilha, não?

3. Recorrência também em subtarefas

Certamente quem trabalha com muitos jobs recorrentes vai adorar essa novidade. A partir da liberação do nova tela de edição de jobs, ao criar um recorrência, as datas das subtarefas também serão alteradas, de acordo com o avanço de dias no prazo do job. Ou seja, o prazo das subtarefas é automaticamente modificado conforme o prazo final que você colocou no seu job.

4. NFe

Esse é um dos recursos mais solicitados para o Operand. Será possível fazer a emissão de notas fiscais de serviço a partir das faturas, no módulo Financeiro. Além disso, o novo recurso contemplará diversas cidades do Brasil. 

5. Data de início em Jobs e Subtarefas

Possibilitará definir o que precisa ser feito antes, independente do prazo de entrega. Quando essa funcionalidade for lançada, os jobs e subtarefas poderão ter a data de entrega e a data de início, ou seja, quando o usuário/colaborador deve começar a fazer a atividade. 

6. Pauta Timeline

Facilitará a alocação de Jobs e Subtarefas, dando uma visão clara do quanto a pauta de cada colaborador está ocupada, utilizando-se das datas de início e prazo final. Desta forma, é tranquilo mensurar o tempo de atividades, mesmo para aquelas que tenham mais de um envolvido. Além disso, ficará muito mais fácil para o gestor passar uma tarefa ou job para outro responsável, buscando otimizar o tempo e gerando mais produtividade. A pauta timeline tem como base o Gráfico de Gantt, uma das metodologias mais utilizadas para gerenciamento de projetos e que permite mostrar as atividades em uma linha do tempo. 

7. Nova tela de edição de projetos

Assim como na tela de jobs, serão feitas otimizações na tela de projetos. Ela será totalmente dinâmica, com os dados atualizados em tempo real para todos que estiverem com o projeto aberto, trará com ela algumas novas funcionalidades.

8. Envolvidos do projeto

Atualmente temos todos os envolvidos dos documentos como envolvidos do projeto, com essa novidade teremos os envolvidos especificamente do projeto. O que possibilitará resolver melhor permissões de acesso a projetos e a todos os jobs de um projeto, sem ter que envolver um usuário em tudo.

9. Duplicar

Será possível fazer  a duplicação de todo um projeto e seus documentos.

Enfim, serão muitas novidades! Se você ainda não conhece o Operand que tal fazer um teste gratuito por 7 dias e conhecer todas as funcionalidades que já foram implementadas?

Aliás, se você já é cliente e quiser enviar alguma sugestão para a nossa equipe, fique à vontade. Seu feedback é essencial para que as atualizações sejam cada vez melhores.