Como a padronização de processos pode alavancar as operações da agência?

Já não é mais “privilégio” apenas das grandes organizações a falta de controle sobre o desenvolvimento das suas atividades. Seja qual for o tamanho ou segmento da empresa, quando o assunto em pauta é a gestão de tarefas e projetos realizados o objetivo é sempre o mesmo: garantir mais assertividade nas suas operações. Afinal de contas, que empresa não quer aumentar a produtividade dos seus colaboradores e otimizar o uso dos seus recursos?

Por experiência própria, sei que alcançar a excelência na execução das atividades de uma empresa não é uma tarefa fácil e muito menos simples. Contudo, depois de muitos anos de prática, encontrei uma solução que garantiu mais qualidade no fluxo de trabalho aqui da agência.

A solução que encontrei e vou compartilhar com você hoje é a padronização de processos na agência!

Por isso, nesse post você vai aprender o que é e a importância da padronização de processos, quais os seus benefícios e como adotar essa estratégia no seu negócio.

• O que é padronização de processos?
• Quais os benefícios da padronização de processos?
• Como iniciar a padronização de processos?

Confira!

O que é padronização de processos?

Um padrão é um modelo ou uma base de referência usada para determinar as qualidades e características de alguma coisa. Logo, como o próprio nome sugere, a padronização de processos é a ação de organizar e formalizar processos.

Em uma empresa, um mesmo processo pode ser executado por diferentes colaboradores, por isso, cada colaborador precisa entender o que é esperado dele, além de conhecer o impacto que o seu trabalho tem no produto/serviço entregue ao cliente.

Por isso, nada melhor que estruturar um documento que traga de maneira detalhada a sequência de atividades executadas em cada etapa do seu processo.

Quais os benefícios da padronização de processos?

Desenvolver padrões é uma solução usada por muitas empresas para garantir mais assertividade nas suas operações e, de quebra, ainda atestar que as atividades serão executadas da melhor forma possível. 

Mas, os benefícios de padronizar processos não acabam por aí! Confira outras três vantagens de adotar a padronização de processos na sua agência.

Estabeleça um modelo de trabalho

Uma vez que você já comprovou que ao executar certa atividade na sua agência, seguindo um determinado método, é possível alcançar excelentes resultados investindo menos tempo e dinheiro, basta repeti-lo sempre.

Ao estabelecer um modelo ou método de trabalho para cada uma das atividades que deve ser realizada pelos seus colaboradores, você cria uma cultura de processos no seu negócio.

Lembre-se que “nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência não é um modo de agir, mas um hábito”.

Defina o fluxo de execução das atividades

A execução das atividades de um processo em uma agência — ou em qualquer outro tipo de negócio — pode ser comparada a uma receita de bolo. Por quê? Porque não faz o mínimo sentido você assar o bolo antes de misturar os ingredientes, certo?

Existem atividades que são pré-requisito de outras, logo é indispensável que a sua agência tenha um fluxo de atividades muito bem definido. Por exemplo: para a produção de um texto, deve ser feita uma pesquisa de palavras-chave e, em seguida, a elaboração de um briefing que tem como objetivo dar um norte para o redator na produção do conteúdo.

Identifique os papéis

Em uma organização que não padroniza seus processos, o famoso “cada um faz do seu jeito”, sempre terá falhas no resultado. Em contrapartida, uma vez que todo o processo para executar uma tarefa é padronizado e documentado, atribuindo colaboradores responsáveis e participantes para cada atividade, o resultado alcançado tende a ser a excelência.

Seja você o diretor ou CEO de uma agência, tenha em mente que os seus colaboradores precisam entender todo o processo executado – do início ao fim -, porque as atividades realizadas por eles podem impactar diretamente no resultado de um produto/serviço e até mesmo na sua empresa.

Quando o seu colaborador passa a ter esse entendimento, automaticamente ele fica mais motivado, seus gestores dão mais prestígio a equipe e os clientes ficam mais satisfeitos.

Como iniciar a padronização de processos?

Antes de aprender como padronizar os processos da sua agência, tenha em mente que essa tarefa pode ser trabalhosa e que vai exigir bastante da sua atenção, tempo e energia. Logo, comece pelos processos mais críticos, padronizando um processo por vez. 

Determine o objetivo da padronização

Antes de mais nada, pare para analisar os reais motivos pelos quais você considerou padronizar os processos da sua agência: foi a possibilidade de reduzir custos ou quem sabe ganhar tempo na execução das atividades? Ou foi pela possibilidade de minimizar os erros e entregar resultados mais satisfatórios para os seus clientes?

Se você ainda não entende o motivo pelo qual considerou padronizar os processos da sua empresa, talvez deva repensar essa prática. Falo isso porque, se você não entende bem os benefícios e os motivos pelos quais deve realizar a padronização, talvez ainda não seja o momento de gastar toda essa energia. 

Antes de dar o primeiro passo para a padronização de processos da sua agência, você precisa entender por que está disposto a realizar essa ação, caso contrário, dificilmente a atividade será executada com o rigor necessário.

Identifique e mapeie o fluxo das atividades

Bom, agora que os objetivos foram estabelecidos, faça um estudo prévio do atual cenário da sua agência, com a intenção de identificar os processos e as rotinas que os setores internos da empresa já executam.

Essa visão macro de toda a operação da sua agência vai fazer com que você identifique os processos que devem ter prioridade na padronização, além de passar a reconhecer as atividades mais propensas e com maior risco de erros.

Simplifique

Agora que você já conhece e entende a rotina de trabalho dos setores da sua agência, chegou a hora de propor soluções que eliminem gargalos no processo e acabem com as falhas.

Capacite os profissionais

De nada adianta simplificar e fazer o mapeamento dos processos da sua agência se você não compartilhar com os seus colaboradores a nova rota de trabalho estabelecida.

Faça um treinamento com a sua equipe e apresente o novo formato definido para as rotinas executadas. Se um novo software vai passar a ser usado na empresa para organizar as tarefas, então demonstre como essa ferramenta deve ser usada por cada colaborador.

E tenha em mente que essa capacitação não ocorre em apenas um dia. Até que a transição entre a estrutura antiga e a nova proposta seja concluída, a sua equipe terá inúmeras dúvidas e você vai precisar estar disponível para respondê-las.

Em alguns casos, investir em guias e documentos para orientação são uma ótima saída.

Mantenha os documentos atualizados

Pronto! Chegamos à nossa quinta e última etapa para padronização dos processos da sua agência. 

Agora que você já definiu seus objetivos, identificou e mapeou o fluxo das atividades de cada um dos seus processos, simplificando-os, e capacitou seus colaboradores, é fundamental que você documente tudo isso.

Use ferramentas como o Google Sheets ou padronize em ferramentas de gestão de projetos e equipes para cumprir esta fase. Além disso, lembre-se que, ao documentar as novas rotinas, você deve usar uma linguagem clara e que seja compreensível para todos. Então fuja de palavras muito rebuscadas e que possivelmente vão gerar dúvidas. Afinal de contas, todos os seus colaboradores – ou ao menos parte deles – terão acesso a essa documentação.

Mas, lembre-se sempre de que o objetivo da padronização não é tornar os processos da sua agência inflexíveis ou então submeter seus colaboradores a regras e normas rígidas e rotinas monótonas. O objetivo é atingir resultados ainda mais positivos do que os já alcançados.

E não esqueça: a melhoria contínua dos seus processos vão levar as operações da sua agência à excelência, por isso, se você ou um dos seus colaboradores identificarem oportunidades de melhoria não deixe de executá-las!

Bom, agora é com você!

Coloque a mão na massa e comece a estruturar e padronizar os processos da sua agência para garantir a qualidade dos seus produtos/serviços e, de quebra, ainda aumentar a satisfação dos seus clientes. 

Depois conta para gente como foi!

*Este artigo foi escrito por Jean Paulo, Pós-graduado em Marketing Integrado, coordenador do evento Conecta e CEO da Agência de Inbound Marketing Job Content, parceiro nível Gold da Resultados Digitais.