Como utilizar o Operand para gerenciar tarefas e produtividade com mais agilidade

Quem nunca esteve com a impressão de estar fazendo tudo ao mesmo tempo e cheio de atividades que dão a sensação que não será possível realizar a tempo? Ou até mesmo perdido, sem saber por onde começar? Certamente, todos nós já passamos por isso. Pois esse início de organização de processos que é na verdade “meio bagunçado” é normal quando existe uma grande quantidade de atividades. Por isso, iremos te ajudar a entender como gerenciar tarefas e produtividade pode ser bem simples!

O planejamento do gerenciamento das tarefas faz parte da vida das equipes de marketing, agências ou até mesmo de quem trabalha por conta própria, em casa. 

Em um cenário cada vez mais competitivo para os negócios, não há espaço para pensar em deixar as atividades para depois. 

Você precisa ter bem claro quais são as prioridades de execução de cada dia e de que forma irá distribuir as tarefas para cada membro da equipe. Além de, é claro, acompanhar como está o desempenho do time e a sua capacidade de foco.

Manter o foco é um desafio para as equipes que lidam com muitas tarefas.  Como disse Benjamin Franklin: “Para cada minuto gasto na organização, uma hora é ganha”.

Por isso, criar processos, implementá-los e documentá-los é o primeiro passo, depois disso você deve ficar de olho nos prazos. Veja aqui mais algumas dicas para aumentar a produtividade da sua empresa. 

Mas vamos lá! O objetivo deste post é te contar como você pode fazer tudo isso com a ajuda do Operand. Confira abaixo as possibilidades.

Como o Operand pode te ajudar a gerenciar tarefas e a produtividade com mais agilidade

1) Use as subtarefas para definir pautas e prazos de cada colaborador

Se cada um souber o que precisa fazer e quando fazer tudo ficará mais fácil! Foi pensando nisso que disponibilizamos as subtarefas dentro de um job do Operand.

A ideia, com as subtarefas, é que seja criado um checklist definindo os responsáveis e seus devidos prazos para a execução. Com esses alinhamentos, faz cada vez mais sentido que cada responsável gerencie as suas atividades de cada dia a partir da visualização Minha Pauta. Desta forma, o gestor ou colaborador pode manter sua lista de atividades atualizada, deixando o que precisa fazer em cada dia organizado.

2) Mensure as horas de trabalho para identificar a rentabilidade de cada Job

Todo gestor de agência ou de uma equipe de marketing fica pensativo sobre um projeto ou campanha que exigiu uma superprodução, ou, ainda, aquele job que gerou 5 refações…ou o gestor de qualquer outro tipo de equipe pensa se as tarefas complexas desenvolvidas realmente trouxeram resultado e se fez sentido executá-las. Será que esses trabalhos complexos de fato se pagaram? Sem a ferramenta adequada você não tem condições de fazer essa avaliação.

O Operand permite que você faça a relação valor hora/homem x tempo gasto no job x valor cobrado do cliente. Ou seja, garante que acompanhe seu retorno financeiro. Afinal, ao fazer essa conta, incluindo as despesas fixas no cálculo, você sabe com precisão se o retorno financeiro está compensando o esforço e o gasto de recursos. Nada de trabalhar com pouco lucro ou ficar no empate técnico.

Você está lendo este artigo que fala sobre como gerenciar as tarefas e a produtividade porque já sabe que tempo é dinheiro. O que você precisa saber é que apontar e gerenciar as horas de trabalho é essencial para uma melhor qualificação de cada trabalho entregue e para entender o nível do que está sendo executado. Principalmente, para negociações e renovações de contratos. Por isso, ao executar cada etapa de um job, é possível descrever um apontamento no Operand de acordo com a subtarefa definida. Conforme abaixo.

3 ) Crie Documentos Modelo e Duplicações 

Para que perder tempo criando novamente o mesmo documento se você pode partir de um padrão e simplesmente duplicar algo já existente para então otimizar? No Operand é possível criar Jobs modelos, para aquelas demandas mais frequentes a clientes diferentes (no caso das agências), com subtarefas pré estabelecidas e duplicá-los para otimizar a abertura dos trabalhos. Como no exemplo abaixo.

Não há dúvida que a sua produtividade irá aumentar sendo que os registros serão feitos mais rapidamente com esses recursos.

4) Aplique ações em massa nas pautas

Já passou por alguma situação onde você teve que marcar alguma ação uma por uma e ficou morrendo de vontade de fazer tudo de uma vez? Pois é, com o Operand isso é possível, pois, entendemos que o sistema deve facilitar a gestão do seu tempo e contribuir para desengessar os processos. É possível otimizar algumas ações rotineiras, necessárias, a partir desta função. Basta selecionar um ou vários jobs e, a partir disso: conclui-los, cancelá-los, reabri-los; alterar prazos, responsáveis e/ou status. Não é o máximo? 

5) Conclua jobs após a entrega/finalização do trabalho

Concluir os jobs e acompanhar quantos trabalhos foram finalizados no dia, semana ou mês é fundamental para quem trabalha focado em produtividade e resultados. 

Para manter a pauta organizada e com as demandas que, realmente, precisam de alguma ação por parte da equipe, é importante que, ao finalizar e/ou entregar um trabalho para o cliente que o job seja concluído. Por isso, sinalizar isso no Operand é bem simples e prático. 

6 ) Use o recurso de repetição para demandas recorrentes 

Através desse recurso você pode programar, de uma única vez, toda a pauta da semana e/ou do mês, otimizando o trabalho rotineiro e não correndo o risco de deixar “passar” alguma tarefa importante. Nunca mais você terá a sensação de ter esquecido de executar algo que deve fazer todo dia, toda semana ou todo mês.

É só deixar tudo isso organizado no sistema e pronto! Quando você cria um processo de produção de conteúdo, por exemplo, geralmente as demandas são rotineiras. Essa função de repetição é muito aplicada ao conteúdo para postagens de redes sociais ou até mesmo reuniões semanais com cliente e/ou com a equipe, por exemplo.

7 ) Use e abuse dos Filtros e dos Ajustes Rápidos

Na correria do dia a dia, quando a gente deseja buscar uma informação, um documento ou registro, quer que tudo apareça rapidamente e seja fácil de encontrar, certo? Os filtros servem para te ajudar com isso.

Para personalizar a visualização da pauta, cada usuário pode usar essas duas funções para manter ativo apenas os status que são importantes para o seu gerenciamento, bem como, filtrar por prazo e/ou clientes específicos.

8) Use cada uma das pautas disponíveis de acordo com o seu objetivo

Para facilitar a rotina, o Operand possui várias visualizações da Pauta. São elas: Minha Pauta, Pauta, Pauta por Status, Pauta por Responsável, Pauta Timeline e Pauta Timesheet. Você tem à sua disposição vários “dashboards” para facilitar a gestão e localização das atividades. Confira este post e saiba mais sobre cada um dos formatos de pauta do Operand. 

Enfim, gerenciar tarefas requer muita organização e quando você possui ferramentas que facilitam esse processo, tudo flui naturalmente. Caso tenha alguma dúvida sobre os recursos do Operand, nossos especialistas estão prontos para conversar com você.