8 dúvidas ao contratar um software de gestão

Se você está planejando investir em um sistema de gerenciamento para a agência, precisa saber que a escolha da ferramenta ideal exige atenção a uma série de critérios. Na prática, é importante que o gestor da agência analise as principais funcionalidades do sistema.

Como são muitos aspectos a serem avaliados e, muitas vezes, esse é um processo novo para o gestor, as dúvidas costumam surgir. Nós entendemos como funciona essa jornada para contratar um software de gestão.

Por isso, para ajudar a esclarecer os principais pontos, elaboramos uma lista com perguntas mais frequentes que recebemos por aqui.

Selecionamos perguntas mais abrangentes e outras mais específicas sobre as possibilidades do Operand.

Aproveite o conteúdo e tire suas dúvidas!

#1 Quais os principais desafios ao contratar um software de gestão?

Se você organizava o fluxo de jobs e projetos com planilhas ou outras ferramentas, o maior desafio após contratar um software de gestão certamente será a mudança de mindset do time. É fundamental que os colaboradores entendam a importância do sistema, para que você consiga vencer a resistência à mudança e implantar a ferramenta com sucesso.

#2 O meu time está trabalhando remotamente. Um software de gestão vai ajudar, de fato?

Em um cenário ideal, o seu time estaria compartilhando o escritório agora. Mas manter eficiência enquanto se trabalha remotamente é agora mais importante do que nunca. Essa é uma boa razão para contratar um software de gestão: ele vai proporcionar alta performance para a sua equipe, inclusive no home office.

A ferramenta é importante para organizar o fluxo de processos da agência, manter os projetos em andamento visíveis e facilitar a atribuição e o acompanhamento das tarefas. Tudo isso melhora a comunicação, a interação e, claro, impacta no aumento de performance do time.

Portanto, sim: um sistema de gestão permite que sua equipe trabalhe remotamente com ótimos resultados.

Todos os colaboradores do time devem ter acesso ao sistema?

Para que a agência usufrua de todas as vantagens de um software de gestão, o ideal é ter todos os colaboradores como usuários no sistema. Isso porque o principal objetivo da ferramenta é promover a integração das áreas, pessoas e processos. Então, a participação de todos é essencial.

Assim, o gestor consegue organizar o fluxo de processos, mensurar a produtividade de cada colaborador e acompanhar as pautas e tarefas a serem concluídas.

Por exemplo, o Operand possui diversos módulos, desde atendimento até financeiro. Com essa estrutura, todas as áreas conseguem organizar suas demandas internamente e interagir com os demais setores de maneira simples e prática. Assim, a comunicação se torna mais eficiente e a produção mais fluida.

Vale lembrar que o gestor é responsável pela conta do sistema e, por isso, tem acesso master a todas as configurações. Ele pode, por exemplo, criar usuários e atribuir as permissões para cada um deles.

Além disso, esse acesso permite liberar ou bloquear usuários e visualizar todas as informações constantes no sistema, de todos os módulos.

#3 Quais indicadores posso mensurar após contratar um software de gestão?

Dentro do Operand, você pode medir muitos indicadores. Veja alguns deles:

• Número de jobs atrasados;
• Eficiência de cada colaborador, tomando como base as horas apontadas e os status de seus jobs);
• Número de horas dedicadas a cada job e a cada cliente;
• Índice de refações;
• Fluxo de caixa de toda a empresa;
• Lucratividade de cada contrato.

De outro modo, é possível consultar também informações importantes sobre orçamentos para o uso de mídias, orçamentos de fornecedores, propostas comerciais para enviar aos prospects e outras mais.

Antes de contratar um software de gestão, é importante verificar se o sistema entrega os principais KPIs que uma agência de publicidade precisa acompanhar.

#4 Onde os meus dados são armazenados?

Ao contratar um software de gestão que funciona como uma plataforma on-line, como o Operand, todos os dados ficam armazenados na nuvem com alto nível de segurança e disponibilidade.

Dessa maneira, as informações podem ser acessadas de qualquer computador ou dispositivo onde o usuário estiver. Basta fazer login no sistema em um navegador web. Para a realidade do trabalho remoto, o sistema é perfeito, já que oferece acesso em qualquer lugar e a qualquer hora.

No Operand, todos os dados da agência e dos seus clientes são armazenados em servidores com encriptação, garantindo máxima segurança. Em tempos de adaptação à Lei Geral de Proteção de Dados, esse é um requisito importante. O sistema precisa garantir que todos os dados sejam altamente protegidos, evitando perdas ou visualizações por usuários sem permissão.

#5 Existe um limite de armazenamento de dados?

Depende da oferta de cada sistema de gestão. No Operand, o armazenamento padrão disponível para a conta de um usuário é de 5gb. É claro que existe a possibilidade de contratar mais espaço de armazenamento com o pagamento de uma taxa mensal. E fazer essa contratação é supersimples!

Antes, porém, vale verificar se é possível gerenciar anexos em sua conta , para excluir alguns mais antigos e liberar espaço.

#6 É possível configurar o envio de notificações para os usuários?

Quando um movimento é realizado em um job ou projeto no sistema, o usuário é notificado. Porém, nem sempre o colaborador está com o Operand aberto. Por isso, a notificação na área de trabalho é tão importante.

Assim, os profissionais recebem as notificações, mesmo sem o sistema na tela. Afinal, alguma demanda urgente pode cair na pauta e eles precisam saber disso.

Ativar as notificações é simples, rápido e fácil. No Google Chrome, por exemplo, basta acessar Configurações -> Notificações -> Permitir e adicionar a url do Operand.

#7 Posso fazer um backup das informações do sistema?

Garantir um backup de dados é uma das prioridades de qualquer empresa, e nós sabemos disso. No Operand, é possível gerar um backup a qualquer momento, diariamente se for o caso.

Contudo, essa ação deve ser sempre feita pelo gestor ou pelo usuário responsável pela conta da agência.

O processo é simples: basta acessar as configurações do sistema e, dentro do menu geral, a opção para backup estará disponível. Ao clicar em solicitar backup, a geração do arquivo será programada e realizada a partir das 20h (horário de Brasília) do mesmo dia da solicitação, contemlando todos os dados existentes na conta até o momento em que o backup for gerado.

A geração do backup pode durar entre 1 a 10 minutos, dependendo do volume de dados existentes na sua conta.

O arquivo ficará disponível no sistema,mas também será enviado para o e-mail do usuário que fez a solicitação.

O backup é enviado em .zip, com um arquivo index.html que garante acesso ao backup navegável.

#8 Como funciona o suporte do sistema?

Sabemos que depois de contratar um software de gestão, o período de implementação pode trazer muitas dúvidas. Por isso, temos uma Central de Ajuda, onde você encontra uma série de conteúdos para ajudá-lo a entender melhor como o sistema funciona. Você encontra webinars, videoaulas rápidas e bem objetivas, as perguntas frequentes e muito mais.

Mas não para por aí. Nós também temos um time de suporte sempre pronto para te ajudar! Seja via telefone, seja no chat ou ainda por email quando você quiser, nossos colaboradores estão apostos para orientá-lo no que for preciso.

Gostou do artigo e quer saber como implantar o timesheet na sua agência com o Operand? Confira nossa página com as funcionalidades e vantagens do timesheet!