Nem sempre a fundação de uma agência é resultado de um planejamento detalhado. Pelo contrário, muitas vezes ela nasce como uma “eugência”, formada e gerida apenas pelo seu criador, diante do desafio de se manter no mercado. Neste contexto, o empreendedor começa sem conhecer e avaliar com precisão a estrutura de uma agência modelo.

Além disso, quando ele começa a crescer e amplia seu time, nem sempre ele dá sorte de ter ao seu lado pessoas que tenham clareza sobre o formato ideal de uma agência. Ou seja, tanto gestores como profissionais das agências precisam de uma verdadeira aula sobre a estrutura de uma agência.

Sabendo disso, para ajudar você e seu time, elaboramos esse post. 

Acompanhe a gente na leitura deste artigo para conhecer como é a estrutura de uma agência.

#1 O que uma agência entrega?

É claro que você mais do que ninguém sabe a resposta para essa pergunta. Mas, de todo modo, é bom saber como a legislação brasileira define o papel das agências. Elas são empresas prestadoras de serviços de comunicação, com foco publicitário. 

De acordo com a Lei n° 4.680/65, a agência de propaganda é “a pessoa jurídica especializada na arte e técnica publicitária que, através de especialistas, estuda, concebe, executa e distribui propaganda aos veículos de divulgação. Tudo isso por ordem e conta de clientes-anunciantes, com o objetivo de promover a venda de produtos e serviços, difundir ou informar o público a respeito de organizações ou instituições colocadas a serviço deste mesmo público.”

A Lei 4.680/65 indica ainda quatro funções que devem ser desempenhadas pelos profissionais do time da agência. São elas: 

1. Estudar;
2. Conceber;
3. Executar;
4. Distribuir propaganda para os veículos de comunicação.

Hoje, além dessas, existem muitas outras funções que podem ser mapeadas internamente, considerando a realidade de cada agência. Isso porque, com o surgimento da internet, novos canais e redes passaram a receber atenção do público. Além disso, os produtores de conteúdo exigem que as marcas se posicionem nas mídias digitais.

Contudo, o papel das agências não se limita somente às entregas para os clientes. Muito além, elas são responsáveis também pelo seu próprio gerenciamento.

Funções da agência

Na prática, para cumprir as quatro funções elencadas (e outras), as empresas da área precisam de uma estrutura física adequada. Ademais, requerem um time de profissionais competentes para desempenhar as atividades e tarefas. Desse modo, o ideal é compor diferentes setores na estrutura de uma agência. Certamente, isso ajuda a organizar as equipes para que elas deem conta dos desafios propostos.

Outrossim, além das competências técnicas, as gerenciais também requerem especial atenção do gestor e do time. Isso porque são indispensáveis para o sucesso do negócio.

Para que a combinação das duas competências gere resultados positivos, é fundamental que o gestor e os profissionais da agência compreendam a estrutura física e funcional interna. Elas têm o potencial de otimizar tanto a rotina de produção como também de gestão do negócio.

Portanto, o nosso objetivo aqui é apresentar os principais aspectos que precisam ser levados em conta na criação de setores e na definição de atividades decisivas para que a agência conquiste uma performance superior. Ou seja, conhecer a estrutura de uma agência e saber como gerenciá-la é um passo indispensável para quem deseja crescer.

#2 Quais os principais departamentos de uma agência?

Como o nosso objetivo é abordar a estrutura de uma agência, acreditamos que conhecer o papel de cada setor é fundamental. Afinal, somente assim você pode compreender de que maneira os departamentos contribuem para as entregas e, claro, para o crescimento da organização. Conheça, a seguir, a estrutura e a proposta de atuação de cada setor.

1. Comercial

Responsável pela prospecção, esse é o setor que tem como principal desafio buscar novos clientes para a estrutura de uma agência. Muitas vezes, essa é uma atividade que fica em segundo plano, sendo realizada principalmente pelos diretores da agência.

Contudo, ter uma equipe preparada para se dedicar continuamente à prospecção é fundamental. Os profissionais da área precisam conhecer a dinâmica do trabalho da agência, além de ter um perfil de vendedor, com conhecimento técnico e táticas comerciais eficientes.

2. Atendimento

Esse é o setor que tem a missão de fazer a interface entre a agência e o cliente. Quando a agência não tem um time de atendimento, na maioria das vezes, essa interação fica a cargo do time de criação, que precisa enviar os materiais para a aprovação do cliente, negociar prazos e receber e gerenciar solicitações de ajustes. Neste caso, os criativos ficam sobrecarregados.

Já quando a agência dispõe de um time de atendimento, tudo flui muito melhor, porque os profissionais da área se preocupam somente com as interações com os clientes, ou seja, não precisam dar conta de outras tarefas. 

No dia a dia, o atendimento é o setor responsável pela coleta do briefing de um novo cliente ou de um projeto ou campanha. É ele que faz a ponte entre o setor de planejamento e o de criação, para alinhar entregas e prazos, realiza a aprovação interna do projeto ou campanha, bem como submete o material à apreciação do cliente.

Além disso, é comum que o time de atendimento assuma o desafio de captar novos clientes e reter aqueles que já são parceiros, fortalecendo o vínculo e o relacionamento com a agência. 

3. Tráfego

Se você acredita que essa é uma área em extinção, saiba que não é verdade. O fato é que embora o Tráfego seja um setor pouco comum em pequenas agências, ele ainda é amplamente usado em agências maiores. 

Como sabemos, o fluxo de produção de uma agência é marcado por uma série de etapas diferentes. Daí a importância de garantir fluidez, velocidade e agilidade nos processos internos, garantindo o cumprimento das atividades previstas para cada fase do projeto/campanha dentro do prazo estipulado.

Quando o gestor tem um profissional responsável pelo tráfego, ele tem certeza que a divisão de tarefas entre os setores será feita de forma coerente. Pois agrega mais ordem e organização para o fluxo de trabalho.

A eficácia desse setor depende também do perfil do profissional contratado. Ele precisa ser organizado, saber gerenciar projetos, interagir com os demais colaboradores e fazer cobrança sempre que necessário. É o pulso firme do tráfego que irá manter o fluxo sob controle. 

4. Planejamento

Para uma agência que deseja atuar com inteligência de negócio e de mercado, agregando valor à empresa do cliente, é fundamental constituir um setor de planejamento. Afinal, é ele que organiza as informações recebidas do cliente, filtrando-as e repassando-as para o time de criação, na sequência. 

Uma das estratégias usadas pelo planejamento é o brainstorm, que nada mais é do que uma reunião para que os profissionais responsáveis pelo projeto/campanha possam conversar e ter ideias para a execução. 

Com a contribuição de todos, as possibilidades se multiplicam. Dessa forma, é possível construir um trabalho mais criativo e alinhado com as expectativas do cliente se torna mais fácil.

Além disso, o planejamento também é responsável pela definição da verba disponível para o projeto/campanha. Ou seja, ele deve indicar o orçamento previsto para a execução de cada trabalho. 

Um planejamento bem elaborado requer o uso de uma série de técnicas, como: 

• Pesquisa;
• Domínio de estratégias de comunicação;
• Conhecimento sobre o mercado de atuação do cliente;
• Outras variáveis.

5. Pesquisa

Acima de tudo, a principal função da área é estudar continuamente os mercados por meio de pesquisas e investigações. Trata-se de um esforço de inteligência, voltado para o mapeamento e levantamento de informações estratégicas e oportunidades de atuação.

Muitas vezes, o profissional de pesquisa atua junto com o time de planejamento, formando, neste caso, um único setor de Planejamento e Pesquisa. 

Vale destacar que a área não precisa, necessariamente, coletar uma grande  quantidade de dados sobre o consumidor e o mercado específico do cliente. É mais importante saber fazer as perguntas certas para trazer resultados de pesquisa mais relevantes do que gerar um universo imenso de informações soltas.

Vale lembrar que os profissionais do setor têm a possibilidade de realizar pesquisas inéditas, que exigem um trabalho de campo. Outra alternativa é usar pesquisas que possam ser feitas em meios já disponíveis como internet, livros e relatórios. O indispensável mesmo é apresentar um cenário realista e útil que oriente o desenvolvimento do trabalho.

É importante que o profissional da área conheça ferramentas estatísticas, metodologias e ferramentas de pesquisa, assim como de análise de dados.

6. Criação

Essa é, sem dúvida, uma das áreas centrais da estrutura de uma agência. Afinal, é ela que cria os produtos, desenvolvidos sob-medida, para cada cliente. Do briefing cru até a peça final: os criativos precisam ser detalhistas e expressar o que o cliente realmente espera.

Como normalmente a agência entrega vários tipos de peças, para formatos diferentes, incluindo spots de rádio, vídeos institucionais, identidade de marca, conteúdo digital e embalagem de produto, é importante ter uma equipe versátil, que consiga compreender cada formato e criar peças com qualidade estética e conceitual.

Para o time de criação, o ideal é contar com um diretor de arte, redator e designer gráfico. Acima de tudo, todos devem ter conhecimento em ferramentas de edição de imagens e vídeos.

7. Redação

Comumente, a redação está dentro do guarda-chuva da área de criação. Para se dedicar a esse trabalho, os profissionais precisam ter domínio da escrita e criatividade, já que são responsáveis pela redação de peças publicitárias, anúncios e campanhas. 

É importante também ter o olho treinado para a revisão textual, parte essencial do trabalho do redator. Além disso, ele precisa ter boas referências para pesquisa e conhecer o perfil do público do cliente: somente assim é possível produzir um conteúdo assertivo. 

8. Mídia

O cliente tem um orçamento que precisa ser alocado corretamente para o lançamento de uma campanha. Afinal, quem vai buscar os melhores canais para realizar a divulgação de um projeto/campanha, peça ou anúncio? O setor de mídia!

O time dessa área é responsável por garantir que o projeto/ campanha possa ser executada tal como consta no planejamento. Consequentemente, garante-se a veiculação do conteúdo da marca nas diferentes mídias e potencializando o alcance da mensagem.

Por isso, os profissionais de mídia mantêm um relacionamento próximo com a área comercial dos veículos, como TV e rádio.

9. Produção audiovisual

Hoje, a maior parte das agências já não mantém uma estrutura interna para execução das campanhas audiovisuais. Contudo, é mais viável e interessante terceirizar esse tipo de serviço para empresas especializadas.

De todo modo, é responsabilidade da agência planejar cada produção e acompanhar de perto a execução.

Muitas vezes, a agência terceiriza apenas a produção e a gravação da campanha. Neste caso, recebe o material bruto que deve ser editado e finalizado pela equipe de criação interna. 

#3 Na prática, como os setores interagem?

Sabendo exatamente qual a estrutura e a função de cada setor de uma agência de publicidade, o próximo passo é compreender de que maneira as áreas se relacionam para garantir o desenvolvimento e a entrega dos jobs aos clientes. 

Para organizar a criação de um projeto/ campanha, por exemplo, o ideal é seguir o passo a passo apresentado abaixo.

Interação entre setores

Atendimento: um profissional da área faz o primeiro contato com o cliente e coleta o briefing, para dar start no projeto;

Tráfego: em seguida, o tráfego indica o fluxo de trabalho do projeto e o cronograma para a produção da peça;

Planejamento e pesquisa: é hora de partir para a ação! Os profissionais de planejamento e pesquisa mapeiam as informações adicionais que não constam no briefing, bem como conduzem a reunião de brainstorm;

Criação e redação: as ideias e conceitos apresentados no briefing e pela equipe de planejamento começam a ganhar vida com o trabalho dos redatores e dos designers; 

Mídia: com o job pronto, o profissional de mídia precisa entrar em cena para fazer a ponte entre a agência e o canal no qual a peça será veiculada. Seja na televisão,  seja no rádio ou, ainda, na revista, é preciso negociar a inserção do anúncio na programação.

Produção: quando se trata de um projeto/campanha audiovisual, a produção toma as rédeas do projeto, fazendo a ponte com a empresa que vai gravar a peça e realizando a edição final do material.

Atendimento: com todos os detalhes acertados, é hora do atendimento finalizar o processo de aprovação do job primeiro, internamente, na estrutura de uma agência. Depois, é hora de apresentar o resultado ao cliente, para obter o parecer dele.

Saiba mais sobre o fluxo de produção de uma agência

#4 Como organizar a estrutura de uma agência?

Muitas são as opções de organizar e gerir os setores e as funções de uma empresa de forma eficaz. Contudo, é importante que essa organização deixe claro três variáveis: a divisão do trabalho, a hierarquia e as possibilidades de comunicação entre os departamentos.

A divisão do trabalho indica quem faz o que, ou seja, qual é a função específica de cada departamento e dos respectivos cargos dentro da estrutura. O nome do departamento ou do cargo deve deixar bem claro essa questão.

A hierarquia deixa clara a relação de poder que existe entre os cargos e departamentos. Os cargos que aparecem na linha mais alta do organograma têm poder sobre os demais, que aparecem abaixo.

A comunicação precisa acontecer livremente entre os cargos e departamentos que estão no mesmo nível hierárquico. Para interações entre níveis diferentes, o organograma deve indicar como a comunicação deve ser feita. 

A estrutura de uma agência pode ser representada de diferentes maneiras no organograma, dependendo do porte e da cultura. Veja, a seguir, os modelos mais usados.

Organograma simples

Esse modelo é o mais adotado por empresas pequenas e familiares. Nele há apenas dois níveis hierárquicos, com o proprietário ou os sócios da organização na primeira linha, e os demais colaboradores logo abaixo. 

Como normalmente o time também é pequeno, não existe uma divisão muito clara das funções. Desse modo, todos os profissionais podem interagir livremente. 

Organograma funcional

Esse é o modelo mais comum e também o mais indicado para a organização da estrutura de uma agência. Isso porque ele permite a divisão de funções da empresa em departamentos. Consequentemente,  as funções são muito bem definidas e cada área tem um líder, que se comunica diretamente com os diretores e gerentes. 

É a função desempenhada pelos profissionais que determina a posição que cada um ocupa na empresa. Por isso, o ideal é agrupar as pessoas considerando habilidades, especialidades, interesses e responsabilidades técnicas semelhantes. 

Organograma divisional

Para agências maiores, com atuação em mais de uma região ou com produtos/serviços diferentes, o ideal é adotar a organização da estrutura por divisões. Sobretudo, cada uma delas deve possuir o número necessário de profissionais para o desempenho de suas funções.

As estruturas divisionais reúnem colaboradores com diferentes tarefas e habilidades. Ou seja, eles desenvolvem o mesmo tipo de produto ou serviço, atendem a clientes semelhantes e/ou operam na mesma região geográfica.

Por isso, elas são categorizadas em três tipos. Veja:

• Estruturas divisionais por produto: agrupam funções e atividades trabalhando com um produto único ou serviço; 
• Estruturas divisionais por clientes: agrupam clientes de portes diferentes; 
• Estruturas divisionais por regiões geográficas: reúnem as atividades por local.

Organograma Matricial

Esse é um dos modelos mais complexos, sendo o ideal para a formação de equipes multifuncionais, que reúnem pessoas com funções distintas.

Outrossim, diferente dos demais modelos, este propõe outra forma de comunicação e divisão do trabalho. Quando a estrutura de uma agência é matricial, os profissionais pertencem a dois grupos de trabalho e, consequentemente, respondem a dois líderes diferentes. 

Dentre tantos modelos diferentes, esse é um que vêm despertando o interesse dos gestores de agências de propaganda. Afinal, esse tipo de organograma coloca as diferentes áreas – atendimento, criação, mídia, produção e outras – para trabalharem juntas em diferentes projetos.

Organograma em células

Depois do modelo matricial, esse é o mais avançado. Por isso, também é indicado para a estrutura de uma agência. Ele altera a divisão do trabalho, já que permite que profissionais com funções diferentes trabalhem juntos, e a comunicação, porque as pessoas fazem parte de mais de uma estrutura. Ou seja, esse modelo altera a estrutura hierárquica, distribuindo o poder entre as matrizes, que se tornam células com um pouco mais de autonomia. Lembrando que cada célula tem um líder.

Quando a estrutura de uma agência é organizada em células, é possível explorar o intelectual de todos os profissionais envolvidos no processo. Consequentemente, isso facilita a relação entre eles, e permitindo o compartilhamento de experiências. Principalmente porque essa estrutura leva à conquista de competitividade e à melhoria de resultados. 

#5 Porque usar um sistema de gestão para gerir a estrutura de uma agência?

Sabendo como organizar a estrutura de uma agência, o próximo desafio do gestor é acompanhar a dinâmica e o crescimento dela. Afinal, como saber o que está acontecendo em cada setor? Se a agência está crescendo e conquistando novos clientes,qual o próximo passo? Será preciso reorganizar a estrutura de uma agência e contratar profissionais para dar conta do aumento de demanda? 

Enfim, ter a resposta para essas questões é quase impossível sem uma plataforma de gestão. Isso porque ela centraliza todos os dados da agência. Ademais, traz outras vantagens competitivas. Confira a seguir!

Acompanhamento da evolução do negócio

O software fornece as informações e dados da estrutura de uma agência a qualquer momento. O gestor pode gerar vários relatórios a partir da seleção de diferentes filtros. Desse modo, tem condições de acompanhar o crescimento da estrutura de uma agência com base em indicadores reais e atualizados.

Ou seja, tem ao seu alcance dados valiosos para fazer avaliações de performance. Ademais, é possível pensar em novas estratégias, pautando-se pelo comportamento da agência no mercado.

Clareza sobre o potencial produtivo da agência

Se você acredita que precisar qual é a capacidade produtiva do seu time é uma tarefa complexa, saiba que está enganado. Isso porque um bom software permite que o gestor acompanhe a pauta de todos os membros do time e avalie o volume de entregas.

Com isso, é possível saber, por exemplo, quanto cada profissional consegue entregar em um dado período de tempo. Esse tipo de indicador é importante porque pauta as tomadas de decisão do processo de produção como, por exemplo, a definição de deadlines mais coerentes e a necessidade de aumento da equipe. 

Melhoria da performance da agência

O software traz uma série de recursos para a organização e gestão das atividades e da rotina de trabalho do time. Logo, ele contribui para melhorar a produtividade da equipe, aumentando também a performance dos profissionais. Consequentemente, são benefícios registrados com o uso do sistema:

• Melhoria na interação entre a equipe e na integração das áreas;
• Redução no número de refações e de jobs entregues fora do prazo;
• Atribuição de tarefas de maneira mais equilibrada para os profissionais;
• Otimização da gestão dos trabalhos e processos.

Logo, todos os envolvidos saem ganhando.

Visão sistêmica da estrutura de uma agência

Como um software de gestão tem o poder de integrar os setores da agência, centralizando todos os dados em uma única plataforma, o gestor tem uma visão macro de tudo que acontece na estrutura de uma agência.

Com os dados e indicadores disponíveis, é possível administrar a empresa com muito mais inteligência de negócio. Afinal, as métricas orientam a estratégia e as tomadas de decisão em qualquer circunstância.

Mais controle e previsibilidade 

Com uma base de dados e indicadores relevantes, o sistema mostra para o gestor qual o ritmo de crescimento da estrutura de uma agência. Dessa maneira, ele passa a ter mais controle sobre a evolução do negócio e uma previsibilidade mais apurada com relação aos próximos passos e à estratégia de desenvolvimento necessária.

Além disso, os indicadores também podem orientar o gestor nas tomadas de decisões em situações de crise ou risco, por exemplo.

#6 Como definir o fluxo de trabalho da agência?

Sabendo quais são os setores e conhecendo todos os modelos que podem ser aplicados na organização da estrutura de uma agência, a questão é: como definir o fluxo de produção de processos, garantindo a produtividade do time, a qualidade dos trabalhos e a satisfação dos clientes?

Para ajudar você, elencamos, a seguir, um passo a passo. Confira! 

Passo 1: Atendimento ao cliente

O primeiro passo é compreender as necessidades do cliente. Por isso, é responsabilidade do atendimento agendar uma reunião com o cliente para construir um briefing detalhado do job ou projeto/campanha.

Neste momento, é extremamente importante anotar recomendações, preferências e orientações dadas pelo cliente nesta primeira reunião. Afinal, são esses dados que irão pautar a execução do trabalho.

Ferramenta certa

Se você contar com o Operand como ferramenta de gestão da estrutura de uma agência, esse é o momento de acioná-lo. Durante a conversa com o cliente, o ideal é  criar o projeto no sistema e abastecer o briefing com as informações coletadas. Lembrando que ter briefings pré-cadastrados pode otimizar essa tarefa.

É claro que você pode incluir essas informações no sistema logo após a reunião. Mas por que não aproveitar o momento, otimizar o tempo e construir o briefing com a ajuda do cliente? Essa descrição detalhada do que o cliente tem em mente torna o trabalho muito mais assertivo, evitando refações futuras.

Passo 2: Brainstorm com a equipe

Com as informações levantadas pelo atendimento na reunião com o cliente, a próxima fase é a elaboração de um plano de ação. Muitas agências estruturam os projetos, campanhas e jobs em documentos com descritivos e prazos detalhados.

O briefing criado pelo atendimento, em parceria com o cliente, irá ajudar o time a definir a linha criativa. Logo, é preciso estruturar seu plano de ação em uma proposta, que pode ser gerada no Operand. Assim, a agência e o cliente têm clareza sobre o  investimento requerido para a execução do projeto. 

É possível usar ainda os módulos de mídia e produção, para lançar os orçamentos das mídias e das produções e incluir os valores na proposta. Assim, você garante que o cliente terá acesso à previsão orçamentária de custos.

Passo 3: Aprovação com o cliente

Tendo a proposta em mãos, exportada do sistema, o atendimento pode aprovar as ideias e o orçamento com o cliente. Esse também é o momento de alinhar o que for preciso e fazer as alterações, se necessário.

Com a aprovação, a proposta passa a ser um documento guia, que orienta a equipe para criar e entregar os jobs descritos. é possível, inclusive, lançar jobs da proposta direto para a pauta. Desta forma, você e seu time trabalham com a convicção de que cada passo da produção está sendo dado com o respaldo do cliente. 

Além disso, sabendo o que é, de fato, necessário produzir, os criativos trabalham focados, para entregar somente o que está contemplado na proposta.

 Passo 4: Cadastrar e atribuir os jobs

Agora, o foco é na criação das peças, certo? Quase! Antes, o  profissional de atendimento ou tráfego precisa cadastrar todos os jobs no Operand. Assim, ele define o time envolvido em cada um e atribui as tarefas aos profissionais que devem executá-las.

Todos os setores podem se organizar para acompanhar e completar todas as atividades e entregas previstas no plano de ação. Neste sentido, o ideal é usar as pautas de cada módulo e a configuração da permissão dos registros. Assim, cada membro do time pode consultar em quais jobs está envolvido e dar andamento ao trabalho.

Gerenciando jobs pelo Kanban No módulo jobs, é possível visualizar os trabalhos cadastrados usando o formato Kanban, administrando os jobs de forma mais orgânica. É possível mover cada job para o estágio seguinte de criação e execução do trabalho. Além disso, você pode personalizar os nomes dos status dos jobs seguindo a forma que você e sua agência organizam o processo de criação.

Passo 5: Aprovação das peças

Com as peças prontas, o atendimento volta a entrar em cena para submeter os jobs à aprovação com o cliente.

Se a prática é aprovar as peças pessoalmente com o cliente, o espaço para arquivos dentro dos jobs é um excelente recurso. Com ele o profissional pode exibir as peças finais ou as opções criadas. É fácil: basta abrir o job e navegar pelos arquivos carregados.

Após receber a aprovação, é possível gerar e encaminhar, dentro do próprio sistema, os pedidos de inserção para veículos e as autorizações de produção para os fornecedores como gráficas e produtoras de filmes.

Passo 6: Faturamento

Finalizado o processo de produção, o último passo é emitir as faturas para pagamento. Todas as despesas do projeto/ campanha podem ser compiladas no módulo financeiro. O processo é simples: basta enviar para o financeiro as informações dos orçamentos de mídia, produção e da própria proposta comercial.

Por lá, é possível determinar opções de parcelamento e gerenciar as entradas na conta da empresa. Isso porque esses recursos facilitam o controle do fluxo de caixa. Consequentemente, é possível ter uma gestão financeira de sucesso.

Passo 7: Análise de resultados 

Hoje, já não é possível manter o cliente satisfeito, sem fornecer métricas e indicadores dos resultados alcançados. Portanto, é preciso mostrar em dados e números que o investimento em comunicação é estratégico para o crescimento da empresa.

Igualmente, também é necessário buscar a melhoria contínua, baseando-se em experiências anteriores. Assim, você incentiva o desenvolvimento do time e da estrutura de uma agência.

Por isso, os dois módulos bônus – Projetos/Campanhas e Relatórios – do processo são tão importantes.

Os recursos do módulo Projetos permitem:

• Verificar o andamento dos projetos, bem como as tarefas concluídas;
• Visualizar rapidamente os jobs referentes ao projeto;
• Avaliar, com o timesheet, se o tempo investido correspondeu, de fato, ao estimado inicialmente;
• Consultar os orçamentos aprovados e os dados gerais do projeto. 

Tudo isso permite que você avalie a produtividade da equipe. Mais do que isso: você pode identificar possíveis pontos de melhoria nos processos.

Já o módulo de Relatórios apresenta um número maior de dados compilados. Veja alguns dos relatórios disponíveis:

• Relatório de Timesheet: indica onde cada hora de trabalho foi investida;
• Relatório de Fluxo de Caixa: garante o balanço das contas (entradas e saídas);
• Relatórios de Mídia e Produção: revelam o destino do investimento do cliente, a lucratividade do BV e muito mais.
• Relatório de Movimentação por Cliente: permite uma visão básica da lucratividade por projeto, desde que todas as faturas financeiras estejam vinculadas ao projeto e/ou cliente específico.

Essencialmente, apesar de não serem usados no acompanhamento dos trabalhos, estes são módulos indispensáveis para a análise de dados.

A riqueza de dados disponíveis para consulta permite que o gestor use-os. Eles podem ajudar antes do projeto, para pautar seu trabalho em experiências anteriores. Do mesmo modo, são importantes depois da entrega, para o registro de informações que poderão ser consultadas a qualquer tempo.

Para organizar a estrutura de uma agência e torná-la mais produtiva e rentável, vale a pena usar essas ferramentas.

#7 E a gestão de tarefas da agência: como fazer?

Se pensar no fluxo de criação da estrutura de uma agência é importante, fazer a gestão de tarefas é igualmente essencial para otimizar a produtividade. Desse modo, garante-se um uso adequado do tempo, bem como a lucratividade de cada projeto.

Então, para facilitar o gerenciamento de tarefas, o módulo de Jobs do Operand possui seis tipos diferentes de visualização das pautas de atividades.

Confira, a seguir, a proposta de cada um e entenda como elas podem ajudar o gestor na organização da estrutura de uma agência, especialmente do setor de criação. 

#1 Minha Pauta

A Minha Pauta apresenta todas as atividades que foram atribuídas ao usuário/ colaborador, informando também o prazo de entrega. Com o fácil acesso aos jobs e às subtarefas que precisam ser entregues. Assim, os profissionais têm condições de organizar a execução dos trabalhos, inclusive, por ordem de prioridade. O recurso otimiza a produtividade de cada usuário e, claro, do time. Certamente, contribui para garantir mais pontualidade nas entregas.

#2 Jobs Pauta

A Pauta apresenta ao gestor o volume de trabalho de toda a sua equipe, destacando os prazos e status de cada atividade. Neste espaço, é possível alterar prazos e status em massa, o que simplifica a gestão de tarefas.

#3 Pauta Status

Com o método Kanban você pode visualizar o andamento das atividades dentro do fluxo de trabalho da sua equipe. Ou seja, você tem condições de monitorar, em tempo real, o andamento das tarefas e na gestão da estrutura de uma agência. Outro recurso é a customização de cada status da Pauta Status de acordo com a realidade do seu time.

Você mesmo pode criar os status. Para uma agência, é interessante definir status que indiquem a etapa do fluxo de produção. São exemplos:

• Planejamento;
• Redação;
• Criação;
• Aprovação Interna;
• Aprovação do Cliente;
• Finalização.

Cada status é completamente personalizável, sendo possível nomeá-lo da forma que achar melhor! Tem vários fluxos dentro da sua empresa? Não tem problema, a Pauta Status oferece filtros para que você personalize a exibição de acordo com o que for relevante para você. Aliás, o importante é que faça a sua pauta de acordo com o que for importante para você. Acima de tudo, que consiga medir a evolução das tarefas dentro da sua empresa

#4 Pauta Por Responsável 

Essa pauta permite que o gestor visualize o que cada profissional do seu time tem pra fazer. Sabendo disso, você tem condições de delegar com mais segurança e de maneira mais equilibrada. Isso porque esse recurso ajuda a evitar tanto a sobrecarga de trabalho quanto o tempo ocioso por conta de pautas vazias.

Além disso, a Pauta por Responsável facilita o remanejamento de demandas. Ao acompanhar a pauta individual dos usuários no sistema, o gestor tem a possibilidade de redirecionar tarefas atribuídas. Ou seja, é possível, por exemplo, redirecionar o job atribuído a um colaborador, que está com a pauta cheia, para outro que já finalizou seus jobs.

Contudo, essa pauta não auxilia apenas o trabalho do gestor. Isto é, ela permite que os profissionais acompanhem o andamento das pautas dos colegas. Com isso, torna-se mais fácil saber se o colega vai entregar a parte dele da tarefa. Desse modo, os demais envolvidos podem dar continuidade ao processo de criação.

#5 Pauta Timesheet 

Se você deseja saber com precisão em qual atividade cada profissional está trabalhando agora, em tempo real, a Pauta Timesheet mostra. Você pode visualizar timesheets contando o tempo. Além disso, é possível consultar o último job no qual o profissional trabalhou.

Com esse acesso, acompanhar o andamento dos trabalhos se torna muito mais simples. Dessa maneira, você evita interromper a produção para consultá-los sobre o andamento ou a previsão de entrega de um job. A Pauta Timesheet fornece essas informações com poucos cliques.

#6 Pauta Timeline 

Inspirada no Gráfico de Gantt, a pauta Timeline apresenta uma visão mensal, dia a dia, de todas as atividades entregues pelos profissionais. Na pauta, as colunas correspondem aos dias do mês. Já as linhas representam o desempenho de cada usuário. Graficamente, a barra horizontal indica o período de execução das atividades.

Agora que você já compreendeu a estrutura de uma agência, que tal entender melhor o potencial de um sistema de gestão? Confira neste artigo Tudo sobre sistema de gestão completo para agências. 

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