Como estruturar processos na agência

Quantas vezes você se deparou com problemas na produtividade do seu time? Ou refações que poderiam ser evitadas com os alinhamentos necessários? Além disso, alguns problemas acontecem por falta de orientação adequada para os colaboradores.

Essas questões você já conhece. Qual seria, então, a melhor maneira de resolvê-las? Estruturar processos claros, bem definidos e padronizados em um fluxo visível para todos os colaboradores. 

Com essa abordagem, o time passa a ter visibilidade sobre quais etapas devem ser cumpridas para o planejamento e execução de uma campanha ou projeto, por exemplo. De outro modo, estruturar processos também contribui para o onboarding de colaboradores e clientes, a gestão financeira e a gestão de pessoas.

Já pensou em ter todos esses ganhos e ver a dinâmica de trabalho da agência mais fluida, conquistando resultados superiores? É possível!

Descubra, neste post, como estruturar processos na agência e levar sua empresa a outro patamar. 

A importância de ter e manter processos dentro das agências

Independentemente do porte da sua agência, estruturar processos gera impactos na escalabilidade, cultura, eficiência e sucesso do cliente. 

Sem um fluxo de trabalho claro e bem definido, as agências estão fadadas a sofrer 

com frustrações, falhas de comunicação e resultados negativos. Daí a importância de definir um fluxo de trabalho, estruturar processos e escolher a estrutura mais conveniente para manter uma operação eficiente.

Como iniciar a estruturação desses processos

Estruturar processos traz organização e produtividade para o dia a dia da agência. Quando os colaboradores estão familiarizados com o fluxo de tarefas que deve ser seguido, o trabalho está praticamente concluído.

Mas, afinal, como estruturar os processos, na prática? Contar com o suporte de um gestor de projetos e um consultor pode ajudar muito.

Listamos as principais etapas que irão orientar você e seu time na hora de estruturar processos, confira!

1. Comunique ao time: “Vamos, juntos, estruturar os processos da agência!”

Pode parecer óbvio, mas essa é uma etapa de preparação essencial para estruturar os processos da agência com sucesso.

Vale, inclusive, fazer uma campanha de endomarketing para engajar os colaboradores, de modo que eles se preparem para essa construção colaborativa.

Assim, já pode observar a rotina de trabalho com um olhar mais crítico, levantando pontos de melhoria e sugestões valiosas para a estruturação de processos.  

Engajar os profissionais que trabalham na rotina da operação é uma das etapas estratégicas para estruturar processos claros e ganhar eficiência. Os colaboradores têm experiência e conseguem apontar os pontos de melhoria e ajustes de rota necessários para melhorar o desempenho da agência. 

2. Ao começar a estruturar processos, identifique os pontos críticos da operação da agência 

O que precisa ser executado com maestria para o sucesso da sua empresa? Quais são os pontos-chave que devem estar muito claros e bem definidos?

É fundamental identificar as atividades e tarefas que podem gerar impacto negativo se não forem bem executadas.

Para facilitar, peça para o time descrever o fluxo ideal desse processo, coloque no papel e adote uma metodologia fácil de entender e replicar. Usar o Kanban como ferramenta pode ajudar muito nesta etapa. 

3. Defina a cadeia de valor agregado da agência

Qual valor a agência pretende entregar para os seus clientes? Quais as necessidades a empresa atende? E quais são as atividades que viabilizam a entrega dos serviços?

Essas são questões que devem nortear a reflexão do gestor e do seu time sobre a cadeia de valor agregado da agência. Para estruturar processos com eficácia, um dos primeiros passos é ter esta cadeia de valor bem definida. 

4. Pergunte-se: “Quais nós precisam ser desfeitos no fluxo de trabalho?”

Olhar para o que não vai bem permite pensar em como fazer diferente. Com a ajuda do seu time, busque entender em quais tarefas e atividades existem lacunas. Geralmente, a falta de conexão entre alguns setores e ruídos no relacionamento com o cliente tendem a gerar más interpretações e falhas de execução.

Em parceria com o seu time, visualize a agência de uma forma global. Assim, será possível pensar em quais melhorias podem ser feitas e, principalmente, de que forma elas serão colocadas em prática. 

Ao definir e estruturar processos na agência, você orienta e simplifica o trabalho dos colaboradores, mostrando o caminho a ser percorrido para concluir as entregas. Essa visibilidade traz mais segurança para os profissionais, proporciona integração para o time e evita ruídos de comunicação.

O resultado? Um aumento de performance da sua equipe e, claro, do seu negócio.

5. Seja didático na hora de estruturar processos na agência

Já pensou em como seria chegar para o seu primeiro dia de trabalho na agência e receber um manual com os processos e o fluxo de trabalho detalhado? Quase como o “mapa da mina” para cumprir as atribuições do cargo e contribuir para as entregas, em colaboração com os novos colegas de trabalho.

Demais, né? Se tem uma forma melhor de receber os colaboradores, desconhecemos. Esse é o tipo de ferramenta que acolhe quem chega na agência, mostrando como o fluxo de processos funciona e de que modo o novo profissional irá contribuir para cada projeto, campanha ou job.

Para tornar esse material ainda mais didático e claro, invista em diferentes ferramentas. Você pode criar fluxogramas, mapas mentais, fichas, vídeos e até gibis. As possibilidades são muitas!

O essencial é que esse material seja simples, didático e realmente guie os profissionais para que eles entendam a dinâmica e os processos da agência. 

Quanto mais amigável o material, maiores são as chances de conquistar a “aderência” dos colaboradores e contar com a entrega deles para o sucesso do negócio.

6. Após estruturar processos, coloque esse novo fluxo em lugar de destaque na agência 

Com os processos estruturados e um fluxo de trabalho, é importante que essa ferramenta esteja visível para consulta no dia a dia e sempre presente na rotina da operação.

Muito além do fluxo de trabalho dos times de atendimento, criação, planejamento e mídia, estruturar processos envolve orientar a equipe sobre a jornada de atendimento no RH, por exemplo.

Ou seja, ter visibilidade sobre os processos melhora a experiência do colaborador e do cliente. Com isso, a agência cresce e todos saem ganhando. 

Na hora de estruturar processos, quais metodologias você pode usar? 

Uma das maneiras de otimizar a definição de processos para a agência é buscar o suporte das metodologias ágeis, como Scrum e Kanban. Na prática, essas abordagens otimizam a construção colaborativa de processos, estimulando o engajamento dos profissionais da agência. 

Além disso, investir na automatização de processos e no monitoramento de indicadores pode ajudar a agência a seguir o fluxo de trabalho definido. Com o uso de softwares específicos de gestão para agências, acompanhar o respeito aos processos e as entregas do time se torna uma tarefa muito mais fácil.

Os indicadores dos processos são acompanhados em tempo real, alertando para o ajuste de rota sempre que necessário.

Comece a estruturar os processos na agência

Fundamentais para o sucesso de qualquer negócio, os processos são ferramentas que devem ser criadas de maneira inteligente, estratégica e consistente.

Entenda o seu público, crie soluções para maximizar sua compreensão e disseminação do conhecimento e desfrute de uma empresa ou rede bem treinada, comprometida e em maior sintonia!

A estrutura dos processos é fundamental para o trabalho da agência. De outro modo, é imprescindível que todos os colaboradores estejam na mesma página e conheçam seu papel.

Ao configurar sua equipe de uma maneira específica, você pode ajudar a garantir que todos permaneçam organizados, produtivos e atualizados sobre as últimas tendências de marketing. Quer saber mais sobre como estruturar processos em agências? Acesse o conteúdo Metodologia ágil em agências de publicidade: como aplicar!