Sistema de gestão pago x sistema de gestão gratuito: qual a melhor opção?

Contratar um sistema de gestão é uma tarefa complexa. Exige certo tempo dos gestores para compreenderem as melhores opções do mercado e, para que possam fazer testes para verificar qual deles melhor se encaixa nas necessidades do seu negócio. Quando a gestão vai mal em uma empresa, é díficil todo o resto ir bem, não é mesmo? Por isso, é preciso ter alguns cuidados ao selecionar a melhor ferramenta. A grande questão é que a quantidade de ferramentas no mercado é enorme, e, inclusive há várias opções anunciadas como gratuitas. Mas será que as opções gratuitas realmente valem a pena e você sairá ganhando? E quais são os verdadeiros benefícios de um sistema de gestão pago? Falaremos neste post sobre a diferença de escolher um software de gestão gratuito x software de gestão pago para você entender quando é melhor escolher cada tipo.

E também, apresentaremos algumas situações que comprovam em que momento um sistema de gestão pago é melhor que um gratuito.

# Software de Gestão gratuito

Um dos grande benefícios é que ele é gratuito, é claro. Há uma infinidade de ferramentas gratuitas no mercado. Nós entendemos que para algumas situações, é possível ter acesso a algo gratuito que agregue valor. Sem a necessidade de fazer um investimento. Entretanto, quando falamos de ferramentas de gestão e de um negócio que tenha um gestor que deseje uma gestão mais profissional e assertiva, o software gratuito poderá não ser tão eficiente assim.

Caso tenha optado por um software gratuito, pode ser que no futuro você tenha alguns problemas ou barreiras que te impeçam de fazer algo exatamente como deseja.

A maioria dos sistemas gratuitos são sistemas genéricos. Ou seja, a sua conta foi criada a partir de um “padrão de conta” e é aquilo que você tem para usar e pronto. Eles foram criados para qualquer tipo de negócio e não pensando nas suas particularidades.

Além disso, ao atingir certo nível de maturidade, a sua empresa precisará de um sistema mais consolidado, livre de “bugs” e no qual possa confiar.

# Software de Gestão pago

Ao contratar uma opção paga, certamente, você terá muitos benefícios. Afinal, tem a chance de escolher algo que se encaixe perfeitamente para você e quais benefícios deseja pagar. E não simplesmente aceitar uma opção básica e padronizada só porque é gratuita.

A maioria dos softwares de gestão pagos por assinatura permitem que você faça um teste gratuito. Experimentando por alguns dias você sabe exatamente onde está pisando. Desta forma, é possível ter certeza de que o investimento vale a pena. Além disso você saberá se a ferramenta atenderá o que deseja e se você estará fazendo uma boa escolha.

Tornar a gestão da sua empresa mais profissional é uma premissa se você deseja realmente crescer. Amadurecer os processos internos e criar fluxos de trabalho só faz a sua produtividade aumentar. Mas, como fazer isso com uma ferramenta limitada? Vai chegar um momento que você vai precisar mais e mais…e ai?

Um software de gestão pago permite que você tenha consistência, continuidade e segurança na gestão das demandas.

# Por que não sair de um pago para o gratuito?

 

• Você pode não estar economizando

Quando um negócio já está utilizando um sistema pago e o gestor pensa em migrar para um gratuito com o intuito de economizar, o que pode acontecer é justamente o contrário. Isso ocorre pois, superficialmente, a sensação pode ser de economizar. Afinal, você não está tendo mais aquele gasto mensal, certo? Errado. Vamos mostrar os motivos a seguir.

Primeiramente, se há a necessidade de redução de custos a empresa pode estar passando por uma crise financeira. Mas nem sempre. Às vezes o objetivo é somente economizar mesmo, pensando em algum outro investimento. Porém, caso você se enquadre na primeira opção, é necessário levar em conta que a melhor forma de superar uma crise é se antecipar utilizando um sistema de gestão completo e realizando um planejamento estratégico a longo prazo. Lembre-se: é impossível chegar a algum lugar ou sair de uma crise se você não souber para onde deseja ir.

 

• Você perde os recursos que te ajudam a saber como está a saúde financeira do seu negócio

Outro ponto é o mapeamento de resultados financeiros para a redução de custos. Muitos sistemas gratuitos não contemplam uma apresentação completa de relatórios. O mapeamento das informações é muito importante pois não dá para sair cortando custos de qualquer jeito, as empresas precisam analisar dados com coerência e segurança para fazer isso de forma assertiva. Afinal, qualquer redução por menor que seja, é válida. Mas como mapear e ter uma boa análise do que pode cortar sem afetar a sua produtividade (produtividade = rentabilidade) se você não tem uma ferramenta completa? Fica mais difícil, não é?

 

• Você perde os recursos de inteligência que te ajudam a tomar decisões

Além disso, ter uma gestão financeira organizada pode te ajudar a sair da crise. Entender e conseguir manter a saúde financeira de uma empresa facilita o gerenciamento de pagamentos, mesmo que seja necessário uma renegociação para manter as contas em dia. Você terá informações que permitirão saber o que pode ser renegociado e então tomar uma decisão mais estratégica. O Operand, por exemplo, permite que você emita mais de 50 tipos de relatórios diferentes somente relacionados ao financeiro. Inclusive, preparamos um webinar falando sobre os relatórios essenciais para a gestão financeira.

 

• Você perde recursos de inteligência que te ajudam a ganhar mais dinheiro

Quando você sabe o custo de um projeto pode pensar no aumento das receitas daquele projeto. Ou seja, se você visualiza com clareza o esforço real dedicado em um projeto fica muito mais fácil entender quando deve cobrar ou se é possível realizar ajustes no orçamento em momentos de negociação com os clientes.

 

# Benefícios de um software de gestão pago

A seguir, elencamos os benefícios de manter ou contratar um software de gestão pago, como o Operand:

 

• Confiança:

Ao contratar uma solução paga você pode ter a certeza do que estará recebendo. Geralmente as ferramentas mais conhecidas são utilizadas por muitos outros usuários, como é o caso dos mais de 6.000 usuários que utilizam o Operand diariamente. Inclusive, fica até mais fácil para trocar uma ideia com outros profissionais da área para saber como eles aplicam o uso do sistema, pois, com certeza algum conhecido seu estará usando. Além de que, as ferramentas mais conhecidas têm muito mais credibilidade no mercado.

 

• Suporte:

No caso das ferramentas gratuitas, as opções de suporte podem ser bem limitadas. Em muitos dos casos, você precisa ficar aguardando pelo menos 48h para alguém te responder um e-mail (pois o único canal de contato que você tem direito é o e-mail). O que não ocorre com as ferramentas pagas. No Operand, por exemplo, há vários canais de atendimento. Você pode entrar em contato via chat se deseja um atendimento mais rápido, via telefone ou via e-mail. Por isso,  quando pensar em um sistema de gestão pago x sistema de gestão gratuito, lembre-se que na opção paga o suporte é mais robusto. 

 

• Aprendizado:

Geralmente as empresas com mais tempo de mercado e com uma estrutura mais consolidada produzem muito conteúdo para ajudar os seus usuários a entenderem como utilizar a ferramenta da melhor maneira. Desta forma, contribuindo também para a sua gestão. Como é o caso do Operand. Sempre produzimos webinars para ajudar nossos clientes e conteúdos que possam resolver uma necessidade real do seu dia a dia.

 

• Atualizações:

Os sistemas pagos estão em constante atualização para oferecer sempre a melhor experiência para o usuário. Ao contratar o Operand, por exemplo, você pode ter certeza que estará se tornando parceiro de uma empresa que busca constantemente a evolução e implantar coisas novas. Para fazer essas atualizações, sempre ouvimos quais são as necessidades dos nossos clientes.

 

• Serviço completo:

Com uma ferramenta gratuita você consegue ir só até um estágio de uma funcionalidade. Logo aparece uma mensagem: “para ter acesso completo, faça um upgrade”. É sempre assim não? Os recursos são bem limitados. Já com a ferramenta paga, você estará escolhendo pelo que deseja pagar e terá os serviços disponibilizados por completo.

 

• Parceria e comprometimento com os resultados do cliente:

Uma parceria é uma via de mão dupla. As ferramentas gratuitas geralmente não possuem um compromisso firmado com cada cliente. Muitas delas nem têm termos de uso ou um contrato definido. Aqui no Operand, nós ajudamos os nossos clientes em todos os processos, desde que assim eles desejem. Compreendemos a expectativa que geramos em cada um que decide nos dar um voto de confiança e nos comprometemos a ajudar cada usuário com as suas necessidades e objetivos.

 

• Maior quantidade de recursos:

Complementando o item anterior, com mais recursos você pode fazer muito mais. Por exemplo, se você sabe quanto tempo sua equipe irá gastar para desenvolver determinada atividade, você também saberá que pode encaixar uma nova demanda e lucrar com isso. Evitando assim, o tempo ocioso, inimigo da produtividade e lucratividade.

 

• Segurança:

Com uma ferramenta paga está tudo definido nos termos de uso e no contrato. Você sabe exatamente quais são os seus direitos e deveres, assim como o parceiro que escolher. Ou seja: sem surpresas!

 

Enfim…

E aí, gostou das nossas dicas a respeito de sistema de gestão pago x sistema de gestão gratuito? Já sabe qual é a melhor opção para você? Lembre-se que você pode sempre contar com a nossa equipe para te ajudar a chegar onde deseja e entender o que faz sentido para o seu negócio.