Sistema de gestão pago x sistema de gestão gratuito: qual a melhor opção?

Gerenciar uma empresa, acompanhar todos os processos, definir um fluxo de trabalho, conhecer o desempenho das áreas e a performance dos profissionais é um desafio e tanto. Afinal, muito além dessas demandas, o gestor também precisa pensar estrategicamente, definindo o posicionamento da organização no mercado. Ou seja, é preciso fortalecer a estrutura interna, mas também manter o olhar atento às variáveis do macroambiente externo.

Neste contexto, buscar ferramentas que sejam capazes de simplificar e otimizar a rotina da empresa é fundamental. Somente desta forma o gestor terá condições de implementar processos simples e ágeis, essenciais para impulsionar a conquista de resultados mais positivos.

A implantação de um sistema de gestão é uma das iniciativas que podem otimizar o gerenciamento da empresa. Mas será que o uso de um sistema de gestão para agências gratuito vale a pena? Como ter certeza de não estar caindo em armadilhas e ter custos muito mais altos depois? Geralmente quem contrata um sistema gratuito pode perceber depois que, na verdade, os recursos ditos como gratuitos são bem limitados.

Como analisar? Seria mais inteligente, então, investir em um sistema de gestão pago? Quais as diferenças entre um software de gestão gratuito x software de gestão pago?

Buscamos responder essas questões neste artigo. Avance na leitura e descubra ainda quais cuidados você deve ter para selecionar a melhor ferramenta.

# Software de gestão gratuito: benefícios e limitações

Um dos grande benefícios é que ele é gratuito, é claro. Há uma infinidade de ferramentas gratuitas no mercado. Entendemos que para algumas situações, é possível ter acesso a algo gratuito que agregue valor. Sem a necessidade de fazer um investimento.

Contudo, quando falamos de ferramentas de gestão e de um gestor que deseja um gerenciamento mais profissional e assertivo, o software gratuito certamente não será suficientemente eficaz.

Caso escolha um software gratuito, pode ser que no futuro você tenha alguns problemas ou barreiras que te impeçam de fazer algo exatamente como deseja. Isso porque, normalmente, os sistemas gratuitos têm limitações técnicas, que não permitem a customização, por exemplo.

Em sua maioria, os sistemas gratuitos são genéricos. Ou seja, a conta da agência foi criada a partir de um “padrão de conta” e é aquilo que você tem para usar e pronto.

Eles foram criados para atender qualquer tipo de negócio e não pensando nas particularidades da sua empresa e do setor. Tome cuidado para não cair na armadilha e descobrir bem depois que aquele recurso que você mais precisa é pago… analise bem todos os recursos e a relação custo-benefício.

Ainda está em dúvida e quer entender se um sistema de gestão para agências gratuito vale a pena?  Veja algumas das desvantagens deste modelo:

1. Falta de flexibilidade do fluxo de trabalho

Um dos recursos mais interessantes nos sistemas de gestão é a adaptabilidade deste tipo de ferramenta, que permite a combinação de vários módulos – do atendimento ao financeiro – para entregar uma visão completa de todos os processos da agência.

Contudo, num software gratuito o ambiente virtual é construído de forma generalizada, buscando atender ao maior número de empresas, e comprometendo a proposta de valor da ferramenta.

Ainda assim, alguns sistemas gratuitos oferecem versões pagas, que contam com funcionalidades adicionais, mas nem sempre suficientes. Geralmente, você terá que se adptar ao software e mudar todo o seu fluxo/processo de trabalho e não o contrário, que seria o ideal.

2. Ausência de suporte técnico

Como o sistema é gratuito, o fornecedor não costuma oferecer um suporte tão eficiente. Geralmente, nem há suporte para as versões gratuitas. Isso faz com que a empresa usuária precise resolver os problemas por conta.

Ainda que alguns fornecedores também ofereçam um atendimento eficiente, nada se compara ao suporte garantido pelos softwares de gestão pagos.

3. Indisponibilidade e bugs no sistema

Ao atingir certo nível de maturidade, a sua empresa precisará de um sistema mais consolidado, livre de “bugs” e no qual possa confiar. Frequentemente, um software de gestão gratuito possui lacunas em sua estrutura e interrupções de serviço.

# Software de gestão pago: diferenciais à vista 

Diferente de um software gratuito, um sistema de gestão para agências pago e completo tem todas as funcionalidades necessárias para o crescimento do seu negócio. Ou seja, pode fazer muita diferença no gerenciamento da agência e nos resultados.

Confira, a seguir, algumas das principais vantagens do sistema de gestão pago.

1. Suporte técnico eficiente

As empresas que fornecem software de gestão pago costumam acompanhar todo o processo de implantação, desde a definição dos requisitos de implementação até o treinamento dos usuários. Além disso, o time de suporte atende às demandas de customização e fica disponível para resolver eventuais problemas de imediato.

No Operand, por exemplo, há vários canais de atendimento. Você pode entrar em contato via chat se deseja um atendimento mais rápido, via telefone ou via e-mail. Já nas versões de sistemas gratuitos, muitas vezes, você precisa aguardar pelo menos 48h para alguém te responder um e-mail (pois pode ser que o único canal de contato que você tenha direito seja o e-mail).

Por isso, se você ainda se pergunta: “o sistema de gestão para agências gratuito vale a pena?”, lembre-se que na opção paga o suporte é bem mais robusto e você nunca ficará na mão.

2. Atualizações constantes

Os sistemas pagos estão em constante atualização para oferecer sempre a melhor experiência para o usuário. Além de agregar novas funcionalidades, as atualizações ajudam a evitar a vulnerabilidade do sistema a vírus e hackers, que permanecem longe dos dados armazenados graças aos esforços da equipe de segurança de TI do sistema comprado.  

Ao contratar o Operand, por exemplo, você pode ter certeza que estará se tornando parceiro de uma empresa que busca constantemente a evolução e implantar coisas novas. Para fazer essas atualizações, sempre ouvimos quais são as necessidades dos nossos clientes.

3. Produtividade em alta

Um software de gestão completo permite traz muitas funções, que ajudam o gestor a reorganizar e estruturar os processos internos, aumentando a produtividade. Com tudo devidamente organizado, se torna mais fácil para o gestor executar um série de atividades, como o gerenciamento das contas da empresa, o acompanhamento das áreas do negócio e avaliação da rentabilidade de cada cliente.

4. Confiança

Ao contratar uma solução paga você pode ter a certeza da qualidade da plataforma e do serviço que estará recebendo. Geralmente, as ferramentas mais conhecidas são utilizadas por muitos outros usuários: o Operand, por exemplo, tem 6 mil pessoas ativas no sistema diariamente. Ao optar por uma solução de destaque no mercado fica até mais fácil trocar uma ideia com outros profissionais da área para saber como eles aplicam o sistema, pois, com certeza, algum conhecido seu estará usando. Além disso, as ferramentas mais completas e conhecidas têm maior credibilidade no mercado.

5. Segurança

Com uma ferramenta paga está tudo definido nos termos de uso e no contrato. Você sabe exatamente quais são os seus direitos e deveres, assim como o parceiro que escolher. Ou seja: sem surpresas!

6. Aprendizado

Geralmente as empresas com mais tempo de mercado e com uma estrutura mais consolidada produzem muito conteúdo para ajudar os seus usuários a entenderem como utilizar a ferramenta da melhor maneira, contribuindo também para a melhoria contínua da sua gestão.

Neste sentido, o Operand é parceiro: com conteúdo de valor, realização do Censo Agências, promoção de eventos como webinars, OPCON e Semana de Gestão, nós orientamos a jornada de aprendizado do cliente.

7. Serviço completo

Com uma ferramenta gratuita você consegue ir só até um estágio de uma funcionalidade. Logo, quando você menos espera, se depara com a mensagem: “para ter acesso completo, faça um upgrade!”.

Isso acontece porque nas versões de sistemas de gestão gratuitos os recursos são bem limitados. Já com um software pago, você irá escolher pelo que deseja pagar e terá todos os serviços que precisa ao seu alcance.

8. Parceria e comprometimento com os resultados do cliente

Como os sistemas gratuitos são desenvolvidos para atender um amplo leque de modelos de negócios, as empresas que entregam este serviço não costumam firmar um compromisso individual com cada cliente. Muitas delas nem têm termos de uso ou um contrato definido.

Aqui no Operand, nós ajudamos os nossos clientes em todos os processos, desde que assim eles desejem. 

Compreendemos a expectativa que geramos em cada um que decide nos dar um voto de confiança. Nos comprometemos a ajudar cada usuário com as suas necessidades e objetivos.

9. Maior quantidade de recursos

Com tantos recursos disponíveis no sistema, você pode fazer muito mais. Por exemplo, se você sabe quanto tempo sua equipe gasta para desenvolver determinada atividade, você também saberá quando pode encaixar uma nova demanda para aumentar a produtividade e, consequentemente, a lucratividade da agência.

As funcionalidades também ajudam a medir e evitar o índice de retrabalho.  

# 3 razões para priorizar um sistema de gestão pago

Ainda está em dúvida e quem saber se um sistema de gestão para agências gratuito vale a pena? Então, vamos te apresentar bons motivos para investir em um sistema de gestão pago. Veja só:

1. Fornece os recursos que te ajudam a saber como está a saúde do seu negócio

Um software de gestão como o Operand permite que você acompanhe de perto os resultados do seu negócio, visando a redução de custos, à melhoria contínua e a satisfação dos clientes. Na prática, os relatórios permitem a leitura, análise e comparação dos indicadores mais relevantes. Um software pago não só coleta os dados como também permite que o gestor analise-os com coerência, segurança e assertividade.

Esse tipo de avaliação é decisiva para a definição e o ajuste de estratégias. Com uma ferramenta completa, o gestor saberá, dentre outras coisas, quais custos pode cortar, sem afetar a sua produtividade (produtividade = rentabilidade).

Vale destacar que muitos sistemas gratuitos não contemplam uma apresentação completa de dados como essa.

2. Garante inteligência de negócio aplicada à tomada de decisões

Além disso, contar um software de gestão pago fornece recursos para que você consiga entender e manter a saúde financeira da agência.

Tal compreensão facilita a gestão do fluxo de caixa, o agendamento de pagamentos, e até uma renegociação para manter as contas em dia, se for preciso. Com as informações precisas em mãos, você terá insumos para tomar decisões mais estratégicas e eficazes.

No Operand, por exemplo, é possível gerar mais de 50 tipos de relatórios diferentes relacionados ao financeiro. Inclusive, apresentamos alguns deles em um webinar sobre os relatórios essenciais para a gestão financeira.

3. Você tem acesso a recursos que te ajudam a ganhar mais dinheiro

Quando você visualiza as coisas e tem dimensão do impacto delas consegue ser muito mais assertivo, maximizando o potencial de ganho. Por exemplo, se você sabe o custo de um projeto pode pensar no aumento das receitas daquele projeto.

O fato é que assim o gestor visualiza com clareza o esforço real – de tempo e de energia do time – dedicado ao projeto e, assim, entende quando deve cobrar ou se é possível realizar ajustes no orçamento em momentos de negociação com os clientes.

Como vimos até aqui, um sistema de gestão gratuito possui uma série de limitações técnicas, enquanto um software de gestão pago oferece um conjunto completo de funcionalidades e uma visão 360° da agência.

Agora, certamente, você já sabe responder à pergunta que abriu nosso artigo: afinal, sistema de gestão para agências gratuito vale a pena? Considere tudo o que apresentamos e também a realidade da sua empresa na hora de escolher a modalidade ideal para o seu negócio. Se ainda tiver alguma dúvida, acesse nossa central de ajuda e entre em contato com nosso time de suporte. Eles estão prontos para orientá-lo nesta jornada e apresentar uma solução que atenda à sua demanda e faça sentido para o seu negócio.