Gestão de agências de ponta a ponta: 9 recursos e ferramentas que você precisa conhecer

Fazer a gestão completa da agência é sempre um desafio. Afinal as demandas são muitas e não param de chegar. É necessário planejar, organizar cronogramas, produzir campanhas, lidar com clientes, e por aí vai. E basta apenas um pequeno imprevisto para que tudo fique uma verdadeira bagunça. 

Segundo o Censo Agências 2023, apenas 40,85% dos entrevistados dedicam-se regularmente à gestão do próprio negócio. No entanto, a má gestão pode resultar em processos ineficientes, fluxos de trabalho caóticos e ruídos na comunicação, prejudicando a lucratividade e a sustentabilidade da sua agência.

Felizmente, com o avanço digital, existe hoje uma série de ferramentas e recursos que auxiliam na gestão dos projetos, melhoram a comunicação e facilitam a rotina da agência. Neste artigo, apresentamos algumas delas. Confira!

Afinal, por que as ferramentas de gestão são importantes?

A rotina da agência é extremamente corrida, com vários inúmeros projetos e campanhas em andamento para lidar. No entanto, mesmo com essa correria, você precisa se dedicar à gestão completa da agência. 

Isso porque a falta dela pode causar sérios problemas, como: baixa produtividade, perda de projetos e clientes, deterioração da cultura organizacional e até mesmo danos à reputação da marca. Portanto, priorizar a gestão é o melhor caminho para evitar esses problemas e aumentar o desempenho.

Entretanto, realizar a gestão por meio de planilhas e pilhas de papel é extremamente trabalhoso, exaustivo e passível de erros. Por isso, ter a tecnologia como aliada é essencial. 

Com auxílio das ferramentas e recursos digitais, a gestão da agência é otimizada, os resultados e processos melhoram, e a produtividade aumenta, trazendo excelentes resultados.

De modo simples, as ferramentas de gestão ajudam em uma série de atividades, como:

• Planejamento de projetos;
• Gerenciamento de tarefas;
• Gestão de projetos;
• Controle de tempo e relatórios;
• Colaboração e comunicação das equipes;
• Gestão de clientes
• Entre outros.

Com as ferramentas e recursos tecnológicos certos, é possível garantir uma rotina administrativa eficaz, uma gestão de projetos eficiente e evitar imprevistos e obstáculos no futuro, uma vez que eles poderão ser identificados com mais facilidade. Além disso, as ferramentas ajudam a medir a produtividade e identificar ‘gargalos’ que atrapalham o trabalho.

Gestão completa: conheça 9 ferramentas e recursos que irão facilitar a rotina!

As ferramentas e recursos prometem facilitar a gestão completa da agência. Com elas, é possível se planejar com antecedência, organizar projetos, gerir o tempo e muito mais.

A seguir, listamos 9 ferramentas e recursos que podem auxiliar a rotina da agência. Confira!

#1 Slack

O Slack é uma plataforma de produtividade e comunicação comercial que garante o contato direto entre a equipe. Além disso, o app permite o compartilhamento de tarefas e arquivos entre as partes envolvidas a partir da criação de um workspace (área de trabalho). O usuário ingressa a partir de um convite para um projeto específico ou criar o próprio grupo de trabalho.

O Slack possui uma série de funcionalidades, como: chats de mensagens em grupo ou individuais, compartilhamento de arquivos e criação de lembretes. É facilmente integrado a outros apps e ferramentas.

#2 RD Station

Trata-se de uma ferramenta de automação de marketing digital que auxilia no planejamento, implementação e gerenciamento de atividades voltadas ao Inbound Marketing. Ou seja, o RD Station pode ser utilizado para a criação de landing pages até mesmo no envio de e-mails marketing.

É ideal para conquistar e manter a audiência do público, uma vez que contribui para a entrega de conteúdos para o consumidor em todos os momentos da jornada de compra. Ou seja, ele garante que as marcas sejam lembradas e desejadas.

O RD Station conta com funcionalidades, como: geração de leads, controles de publicação e interações em redes sociais, criação de anúncios, automação e disparos de e-mails marketing, além de analisar as performances de cada canal, o que contribui para a gestão completa da agência.

#3 Tomato Timers

O Tomato Timers é um site que auxilia no controle de horários entre uma atividade e outra. Na prática, este recurso é um método de gerenciamento de tempo baseado na técnica “Pomodoro”, criado em 1980, pelo italiano Francesco Cirillo, que buscava produzir mais em menos tempo. 

Com isso, ele se propôs a se manter focado por 10 minutos, utilizando o timer de cozinha – em formato de tomate. No fim, deu certo e a técnica se espalhou devido a seus resultados positivos.

Voltando para o dias atuais, o Tomato Timer tem três tipos de cronometragem: “Pomodoro” de 25 minutos, intervalo curto de 5 minutos e intervalo grande de 10 minutos. 

A ideia é dedicar-se durante 25 minutos exclusivamente a uma tarefa, fazer um intervalo curto de 5 minutos. Então, iniciar novamente o “pomodoro” fazendo mais uma pausa de 5 minutos. Após 4 “pomodoros”, fazer uma pausa de até 30 minutos e depois iniciar um novo ciclo. A técnica aumenta a concentração, diminui o cansaço físico e mental, e promove o domínio sobre a capacidade de produção.

#4 Timesheet 

Seguindo na mesma linha, outro recurso de gestão de tempo valioso é o timesheet, que permite calcular o tempo que sua equipe gasta em cada atividade e, assim, potencializar a produtividade. 

Incorporado ao Operand, o timesheet facilita a identificação de ‘gaps’ de produtividade e o cálculo do índice de retrabalho. Isso porque o recurso permite 

acompanhar em tempo real as atividades dos colaboradores. Com ele, a gestão pode visualizar os usuários que estão trabalhando naquele momento com o timesheet ativo.

Checar o tempo estimado para a conclusão da tarefa e o tempo já dedicado pela equipe impacta na produtividade, na satisfação dos colaboradores e, claro, na atribuição das tarefas e na lucratividade. Afinal, sabendo o total de horas dedicadas para cada trabalho, fica muito mais fácil precificar do jeito certo.

 #5 Google Keep

O quinto item desta lista de ferramentas e recursos que auxiliam na gestão completa da agência, é o Google Keep, uma das extensões gratuitas do Google que facilita a organização de tarefas e fluxos no dia a dia.

Com o Keep é possível criar notas, listas, desenhar, gravar áudios e inserir imagens. De uso individual ou coletivo, permite a adição de terceiros em uma nota. Ele pode ser usado tanto no navegador quanto em smartphones.

#6 Coggle

O Coggle é o app ideal para a criação de mapas mentais completos e atrativos. Esta é uma ferramenta de mapeamento mental simples e limpa baseada na web.

Com ele é possível criar e compartilhar mapas mentais como e onde quiser. O Coggle oferece colaboração em tempo real, diagramas ilimitados, uploads de imagens. Além disso, o app permite exportar arquivos, deixar comentários e abrir bate-papos, e o melhor pode ser facilmente integrado aos contatos já existentes no Google.

#7 API Pública

Utilizar vários sistemas com funcionalidades diferentes pode gerar erros de informação na hora de passar os dados de um local para o outro. Por isso, usar um sistema de gestão garante que todo o fluxo de trabalho da sua agência seja centralizado em uma única plataforma. 

Como um software de gerenciamento de ponta, o Operand oferece o recurso de API Pública de integração, que permite a conexão com outros sistemas, tais como:

• Emissão de Nota Fiscal
• Emissão de Boletos
• Dashboard e BI
• CRM
• Folha de pagamento
• Sistemas próprios
• Qualquer sistema que permita integração e que fará uso dos dados abertos do Operand.

As informações compartilhadas via API de integração otimizam o fluxo de trabalho e ajudam a reunir todo o histórico e o status de pagamento, emissão de notas e boletos em um só local, facilitando o processo e tornando o dia a dia mais automatizado.

#8 Google Tasks

Este recurso é mais uma extensão presente nos serviços do Google que contribui para a gestão completa da agência. O Tasks, também conhecido como Google Tarefas, é um gerenciador de listas e tarefas rápidas, que permite planejar tarefas individuais e/ou em grupo. Com ele, a agência pode gerir projetos e campanhas em andamento.

Este recurso facilita a rotina da agência, reduz o uso de papéis e os custos com gastos dispendiosos. Com o Tasks é possível: criar listas, definir atividades prioritárias, dividir tarefas, armazenar dados, receber alertas a respeito de agendamentos, entre outros. 

#9 ChatGpt

O ChatGPT é uma ferramenta baseada em inteligência artificial (IA) que tem a capacidade de responder questionamento e desenvolver uma conversa “humanizada”. Ou seja, é uma aplicação que vai além de respostas programadas, uma vez que cria conteúdos, textos, argumentos e soluções de forma estruturada.

Diferente das outras ferramentas e recursos mencionados, esta é mais voltada a criação e otimização de conteúdo, garantindo que eles estejam alinhados com as melhores práticas SEO. 

Além disso, o ChatGPT ajuda a agência ao oferecer dados valiosos colhidos durante as interações com os usuários. Com ele é possível analisar informações sobre público-alvo, detectar padrões comportamentais e até mesmo efetuar pesquisas de opinião de modo automático.

Gestão completa: como a Operand pode ajudar?

Como vimos até aqui, algumas ferramentas e recursos auxiliam a rotina diária da agência, facilitando o trabalho e otimizando a produtividade. Por isso, contar com o auxílio de um sistema de gestão completa pode ser o modo ideal para alavancar os resultados da agência.

Mas, afinal, como escolher a melhor solução?

Com o software de gestão da Operand você pode otimizar a produtividade da agência, organizar as demandas da equipe e gerir os projetos com muito mais eficiência.

O sistema possui funcionalidades que permitem:

• Organizar tarefas e o fluxo de trabalho usando o método Kanban;
• Criar propostas de jobs e encaminhá-las aos clientes;
• Organizar e controlar serviços realizados por terceiros a intermédio da agência;
• Gerar relatórios que permitem acompanhar todas as etapas das campanhas e projetos;
• Otimizar a comunicação entre os membros da agência que estão trabalhando no mesmo projeto;
• Viabilizar a gestão financeira, uma vez que proporciona a visão total do fluxo de caixa, permite registro de contas a pagar e receber, entre outros.

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