Agência de publicidade e gestão inteligente: porque utilizar um software é tão importante

Com a concorrência acirrada e a disputa por melhores preços e serviços nas agências de publicidade, buscar novos clientes e mantê-los na base é um desafio cada vez maior. Por isso, ter bons parceiros de trabalho é fundamental, assim como contar com uma gestão inteligente. Afinal, não basta criar excelentes jobs. É preciso organização, do briefing à entrega final. Sem perder prazo e alcançando o objetivo da campanha que o cliente deseja.

Nada melhor do que ter uma ferramenta para ajudar no gerenciamento de todas essas atividades. Para simplificar o assunto, que tal saber sobre algumas vantagens em ter um software de gestão? Conheça alguns dos benefícios de investir em tecnologia e agregar ainda mais resultado e performance ao seu time!

# 1 Evita o retrabalho, ou seja, que você perca dinheiro

Com certeza o que você mais deseja é ter espaço na pauta para atender novos clientes, ganhar mais dinheiro e fazer coisas novas, não é? Mas tome cuidado para as refações não atrapalharem esse processo. Um sistema de gestão pode te ajudar a ter um controle maior das refações e a deixar a pauta mais livre para novas oportunidades.

#2 Demandas organizadas, resultados satisfatórios

Quando um novo cliente chega, vários são os setores envolvidos para que o atendimento aconteça de forma excelente. Ou seja, é necessário que a equipe esteja muito bem integrada para se comunicar de forma correta.

O software de gestão ajuda na realização de todas as fases: cadastro do cliente, job e briefing, brainstorming, apresentação do projeto, ajustes, aprovação final, emissão de boleto. É com o suporte correto que se torna possível automatizar diversas etapas na agência e ter mais agilidade e controle dos processos.

#3 Melhor gerenciamento financeiro com uma gestão inteligente

Com uma solução informatizada, o gestor da agência poderá elaborar orçamentos dos projetos, assim como avaliar os pedidos feitos aos fornecedores. Também é possível registrar adequadamente as entradas e saídas dos recursos e monitorar o fluxo de caixa de forma atualizada e precisa. Tudo isso concentrado em um único módulo de visualização e controle.

Com todos estes meios disponíveis, o gestor terá uma leitura mais estratégica do seu negócio. Permitindo que as decisões sejam tomadas de maneira mais assertiva.

#4 Centralização de histórico e arquivos

Além da facilidade de não acumular papel e ocupar espaço físico, a gestão inteligente envolve a centralização de jobs no software.

Por isso é importante manter atualizado o passo a passo de cada projeto. Assim, em momento de dúvida, as informações podem ser consultadas no histórico. Além disso, desde que tenham permissão, profissionais de outros setores também têm acesso aos dados.

Isso porque tudo está em único lugar. Orçamentos, propostas comerciais e arquivos dos jobs disponíveis a qualquer hora na plataforma do sistema.  

#5 Comunicação alinhada

Muitas vezes, ao mandar um e-mail ou fazer uma ligação você não tem o registro da solicitação, nem a confirmação de que a pessoa fez o que você pediu. Portanto, criar um grupo responsável pelo job, permitindo que todos possam conversar entre si, é a forma mais eficiente de manter registrado o histórico de solicitação e acompanhar o andamento.

Além do que, no meio do processo, algum integrante pode ter uma boa ideia e inserir no grupo, para que todos possam debater e verificar se é viável adotar a iniciativa.

Um software de gestão também permite que você direcione demandas. Assim, aquele que deve realizar a tarefa, receberá um alerta para que possa inserir a nova ação em sua agenda.

#6 Melhor gestão do tempo

Aumentar a produtividade do time é um dos grandes desafios das agências. Para tanto, o ideal é avaliar a gestão do tempo e o desempenho de cada profissional. Com um bom software de gestão, você pode fazer isso.

Para exemplificar essa questão, vamos imaginar o seguinte contexto: você direcionou uma atividade e seu colaborador resolveu de forma rápida e eficiente. Logo depois de finalizar, ele sinalizou a conclusão da atividade no sistema. Com isso, você pode acompanhar o tempo médio de resposta dele para cada atividade.

Sabendo exatamente a carga horária que cada job exige, é possível direcionar melhor as demandas. Isso porque você ganha clareza das habilidades de cada membro da equipe, podendo potencializá-las e explorá-las em uma gestão inteligente de talentos.

Além disso, tem elementos para identificar as necessidades de treinamento e aprimoramento profissional.

#7 Maior agilidade e praticidade

Lembra quando você passava pela situação de ter que telefonar para seu colega de trabalho e então confirmar uma informação? Se a pessoa não estava no setor, era necessário esperar até o retorno dela ou então entrar em contato novamente para ter a resposta que precisava para dar andamento ao projeto.

Pois bem, com a gestão inteligente isso não é necessário. Isso porque é possível deixar registrado o recado diretamente para quem tem a informação que você precisa. Ou seja, muito mais praticidade para se comunicar mantendo a solicitação no histórico.

Crescer de forma sustentável. Sim é possível!

Certamente, um software de gestão para agência de publicidade permite o crescimento sustentável da empresa. O o uso de um software de gestão eficaz promove a economia do negócio, tornando a agência muito mais competitiva, além de utilizar menos recursos. Da melhor gestão do tempo até a redução do número de cópias e impressões, contribuindo com o seu bolso e com o meio ambiente.

Além do que, com uma gestão inteligente, pautada por um sistema de gerenciamento, será possível elaborar um planejamento muito mais assertivo dos serviços da sua agência. Afinal, investir em produtividade e controle é uma das melhores alternativas para alcançar o sucesso.

Enfim, o que você está esperando para adquirir um software para agência de publicidade e ter todas essas vantagens? Ficou alguma dúvida de como utilizar esta ferramenta para gestão? Não deixe de comentar!