Como utilizar o Operand para gerenciar o tempo com mais eficiência

Adotar uma boa gestão do tempo é, sem dúvidas, essencial para as empresas que tem como foco o crescimento. Quantas vezes você já saiu do trabalho com a sensação de que precisava que o dia tivesse algumas horas a mais para poder terminar tudo o que era necessário? E, se seu dia tivesse mais horas,  será que conseguiria fazer tudo mesmo ou teria mais tarefas ainda para executar?

Neste post, falaremos sobre o que é a gestão do tempo, a sua importância e como o Operand pode te ajudar a otimizar a maneira como você usa o seu tempo no trabalho, de forma bem simples e prática! Vamos lá?

1# O que é gestão do tempo?

Em poucas palavras, gestão do tempo é o processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as atividades de uma rotina. Se refere à quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do seu dia.

Gestão do tempo envolve, portanto, fazer um melhor uso do tempo que se tem, ou seja, fazer mais em um número de horas menor. 

A organização de uma empresa também faz parte de uma gestão do tempo eficaz e impacta diretamente no desenvolvimento do trabalho de forma positiva e, consequentemente maximiza a produtividade. 

2# Por que a gestão do tempo é importante? 

Em 1748, o jornalista, Benjamin Franklin escreveu a frase “tempo é dinheiro” no ensaio intitulado “Advice to a Young Tradesman” (“Conselho a um jovem comerciante”, em tradução livre). Certamente, você já tinha ouvido, não é mesmo?

A grande lição dessa frase é que o tempo deve ser muito bem aproveitado, não só na vida pessoal, assim como no trabalho. A forma como investimos o nosso tempo está totalmente relacionada ao nível de produtividade que iremos alcançar. Sim, isso mesmo, tempo é um investimento! É por isso que você deve dar muita atenção a ele no dia a dia da sua empresa. 

Entender como cada colaborador está gerindo o seu tempo, dar dicas para eles de ações que possam tornar os processos mais ágeis, descobrir novas metodologias para gestão do tempo e produtividade: tudo isso faz parte das atribuições do gestor de uma equipe ou projeto. 

Para uma empresa, a gestão do tempo tem como resultado maior faturamento, custos reduzidos e eficiência elevada.

Adotar esse tipo de estratégia não fornece somente benefícios para o negócio. Além da criação de novas oportunidades de inovação (sim, é claro que com mais tempo para pensar profundamente sobre algo a capacidade de inovar é fomentada) também torna-se possível otimizar os projetos existentes, aprender coisas novas, crescer profissionalmente e pessoalmente, e, ainda, ser muito mais criativo, pois, você não estará vivendo com pressa. Sem dúvidas, há como manter a produtividade sem matar a criatividade e vice-versa!

Algumas outras vantagens de gerenciar o tempo são:

• Menos estresse, menos surpresas e menos problemas
• Mais tempo livre para inovar e criar o que deseja
• Menos tempo perdido e menos retrabalho
• Mais tarefas executadas e esforços sendo aplicados no que realmente importa

3# Dicas rápidas para a gestão do tempo que todo mundo pode aplicar no trabalho

Aprender a usar o tempo de maneira mais inteligente te ajudará a alcançar uma média saudável de produtividade. Veja como! 

1. Planeje, defina metas e objetivos: Crie uma lista de tarefas anotando as atividades importantes que precisam ser feitas no dia, relacione como fazer e os seus objetivos e metas.
2. Defina prioridades e prazos: Organizar as atividades dessa lista e determinar as datas e horários para executar cada uma vai te ajudar muito a manter seu dia, sua semana e seu mês organizado! Priorizar faz toda diferença para não se perder!
3. Não procrastine: Se você tem tudo o que precisa fazer relacionado fica mais difícil de procrastinar, não é? Mas, sempre existe um “mas”. Mesmo com a lista, ainda há pessoas que deixam as atividades mais complicadas ou menos prazerosas para depois, comprometendo os prazos. Procrastinar afeta negativamente a produtividade e pode resultar em um gasto desnecessário de tempo e energia. Se você tiver uma atividade neste sentido, tente dividi-las em atividades menores, peça ajuda ou delegue-as para manter o foco nos prazos.
4. Faça pausas: Uma pausa para relaxar não faz mal a ninguém, viu? Pelo contrário. Se você é gestor incentive sua equipe a fazer pequenos intervalos. Isso ajuda a manter o foco e gerir o tempo de maneira mais assertiva quando retornar ao trabalho.
5. Aprenda a dizer não: Sim! Você não precisa aceitar tudo o que te pedem para fazer! Quem controla sua agenda e pauta é você, então, ninguém sabe melhor do que você se terá condições de executar determinada atividade. Saber dizer não é uma das qualidades das pessoas altamente produtivas. Mas atenção: saiba dizer “não” e também identifique os momentos em que o “sim” é necessário. 
6. Saiba lidar com as distrações: atualmente, as distrações são muitas. Recebemos notificações por todos os lados. Focar no que é importante torna-se cada vez mais difícil. Mas não perca o foco! É ele que vai te ajudar a chegar onde deseja!
7. Defina um horário para checar o e-mail: você não precisa ficar olhando o email toda hora. Defina para fazer isso no início da manhã, no início e final da tarde, por exemplo.

4# Como fazer a gestão do tempo no trabalho com o Operand

Veja a seguir, quais recursos do Operand podem te ajudar nessa missão: 

Use a Minha Pauta 

O Operand tem 6 visualizações de pauta para facilitar a gestão de tarefas. A Minha Pauta é a mais utilizada de todas elas justamente por trazer praticidade à gestão de tarefas individual. A ideia, com ela, é que o colaborador saiba, exatamente, quais demandas tem para executar em um determinado dia, semana ou mês, sem precisar ficar consultando diversos documentos ou perguntar para outras pessoas, desperdiçando o seu tempo e o dos outros. Tudo fica mais rápido e simples com a visualização da Minha Pauta. 

Delegue atividades a partir dos jobs e subtarefas

Para agências, por exemplo, normalmente o gestor acaba se tornando responsável por todos os trabalhos, ou grande parte deles a partir do momento que é Atendimento de determinados clientes. Uma ótima forma de descentralizar as suas demandas, pós atendimento ou elaboração de briefing, é distribuir as etapas (subtarefas) de cada demanda (job) tornando outras pessoas responsáveis por essas execuções e liberando um pouco de espaço da “sua agenda” para focar em questões estratégicas para o negócio ou na prospecção de novos clientes. Isso ocorre com os gestores de equipes de marketing ou outros tipos de equipes também. 

Defina um deadline para os trabalhos

Já falamos anteriormente como definir prazos é importante. Assumir demandas sem uma definição de prazos, tanto os internos quanto externos (no caso das agências ou fornecedores para outros tipos de equipes), é um dos grandes erros na gestão do tempo. Isso porque, fazendo isso você pode estar priorizando uma demanda que nem é tão urgente assim.

Para isso, é importante que seja definido o prazo de entrega para jobs e subtarefas, o que pode ser consultado por filtros específicos e remanejados dentro do Operand, caso seja necessário. Fora que, também é possível definir uma data de inicio para as demandas (a atual sugestão dada como forma de identificar a prioridade de cada etapa). 

Faça o apontamento de horas (automático ou manual)

Utilizar o recurso de timesheet pode ser uma grande maneira de entender mais sobre a produtividade de uma empresa. 

No Operand há duas formas de fazer o apontamento pelo timesheet, automático ou manual. O automático pode ser feito tanto na Pauta de Jobs quanto na Edição de Jobs. 

Na pauta de jobs: em todas as pautas, exceto a de timesheet, você pode iniciar a contagem do tempo de forma automática. Basta clicar no menu de contexto e depois em Iniciar Timesheet.

Na edição de jobs: com a visão mais detalhada do que precisa ser feito na atividade, você pode iniciar o timesheet para contabilizar o tempo automaticamente enquanto trabalha. Basta clicar no ícone de relógio e depois na opção Iniciar.

Já o timesheet manual pode ser feito somente na Edição de Jobs.

Caso você esqueça de iniciar o timesheet ou precise realizar alguma correção basta reportar o tempo manualmente. É só informar a data e durante quanto tempo o trabalho foi desenvolvido. Na descrição, é possível detalhar em que estava sendo investido aquele tempo (qual era a atividade). Basta clicar no ícone de relógio e depois na opção, Apontar. Conforme abaixo:

Sabemos que muitas empresas ainda não adotam essa prática, mas, nada melhor do que apontar horas de trabalho para um gerenciamento efetivo e mensurável de tempo, sabia?

Além disso, o apontamento de horas de trabalho já é usado, por muitas empresas, como uma forma de reestruturação de contratos (empresas de criação, por exemplo, ao invés de cobrar por peça, cobram por hora) e, também, é uma forma de mensurar horas aplicadas em retrabalho o que, naturalmente, impactará em lucratividade para a empresa.