O que é Kanban e como usar na agência em tempos de home-office

Se você está pensando em maneiras de melhorar o fluxo de processos na agência, otimizar os recursos e aumentar a produtividade, precisa saber o que é Kanban. 

Especialmente no contexto do trabalho remoto! Buscar maneiras ágeis de viabilizar as entregas para os clientes é fundamental. Com a escolha das ferramentas e dos métodos certos, você pode descomplicar a rotina do seu time e tornar o home office viável, produtivo e rentável.

O Kanban é um sistema ágil que pode contribuir muito para a organização não só em tempos de trabalho remoto, mas continuamente. Focado na melhoria contínua dos processos, ele torna o status dos projetos acessível para todos os envolvidos.

A ferramenta traz uma série de benefícios, como comunicação eficiente entre os profissionais, maior transparência nos processos e aumento de produtividade.

Neste post, você fica sabendo o que é Kanban e entende porque ele pode ajudar tanto na organização das demandas da agência.

Quer saber mais? Continue lendo o artigo!

Como surgiu e o que é Kanban? 

Originalmente, o Kanban foi criado pela Toyota, em 1960, para organizar o controle de estoques. Na época, eles criaram um esquema de quadros, com colunas e cartões coloridos. 

As colunas apontavam os status de fabricação e as cores o nível de urgência para a produção de cada produto. Assim, eles passaram a ter uma visão 360° do estoque da fábrica. A ideia deu tão certo que eles estenderam o uso para outros setores. 

Como o método fornece mais organização e produtividade, ele passou a ser incorporado por outras indústrias ao redor do mundo. Atualmente, embora não seja amplamente usado pelas fábricas, o Kanban ganhou espaço em empresas de outros segmentos. 

Ele organiza o trabalho de equipes de marketing, desenvolvimento de software, empresas criativas, de prestação de serviços e tantas outras.

O Kanban permite a organização das tarefas e o acompanhamento visual das entregas e do andamento dos fluxos de produção nas empresas.

Com sua origem japonesa, o termo Kanban significa “cartão”. Como o método ágil é baseado em um quadro, com colunas e cartões, a Toyota o nomeou como Kanban.

Hoje, o modelo de sistema ágil e visual facilita o controle de produção ou gestão de tarefas em empresas de vários segmentos, inclusive nas agências. 

Portanto, o Kanban orienta a gestão a partir de duas premissas centrais:

Ser ágil: alcançando mais velocidade na produção e acompanhando o ritmo de trabalho de equipes que possuem entregas com prazos bem apertados.

Ser visual: usando um esquema de colunas e cartões, que facilita a visualização do que precisa ser feito por todos os membros do time.

Além de entender o que é Kanban, é importante saber que ele faz parte da metodologia Just in Time (JIT), um sistema de gestão de produção focado na entrega de atividades imprescindíveis para a etapa seguinte. 

O Just In Time visa estabelecer um de trabalho contínuo, partindo do princípio de fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária. É quase como a regra do mínimo esforço para a máxima produtividade. Faz sentido, não é mesmo?

Como funciona o Kanban na prática

O Kanban propõe o uso de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar o andamento das atividades do time de maneira simples, prática e visual.

A estrutura original do Kanban tem três fases: to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito). Ao separar essas fases em colunas, em um quadro, o gestor e os colaboradores passam a ter visibilidade da dinâmica do time, das movimentações dentro de cada projeto e do status de cada entregável.

Sempre um cartão chega à coluna done significa que a tarefa foi concluída e o colaborador já pode avançar para a próxima atividade prevista na coluna to do.

Embora a estrutura original do Kanban conte apenas com três colunas, você pode, sim, adaptar conforme a realidade da sua agência. 

Que tal usar o sistema para gerenciar os status dos jobs? Você pode criar várias colunas: Aprovação de Briefing, Redação; Criação; Revisão e Aprovação Final. Parece perfeito para simplificar a gestão das entregas.

Na prática, o Kanban apresenta visualmente o fluxo de processos da agência. Desse modo, todos têm acesso ao que está planejado, o que está em execução e o que já foi entregue. Ou seja, o Kanban melhora também a comunicação e a integração do time, garantindo mais transparência aos processos.

5 benefícios do sistema Kanban

Agora que você já sabe o que é Kanban e como usar na agência, precisam compreender também as vantagens de incorporar essa metodologia no dia a dia da empresa. 

O sistema simples e visual facilita a organização das tarefas e otimiza o fluxo de trabalho, tornando os processos mais eficientes. Com isso, o time também se sente mais motivado, sendo possível observar um aumento na performance dos profissionais.

Certamente, todos os envolvidos têm muito a ganhar com o uso do Kanban.

Confira 5 vantagens do sistema: 

1. Visão 360° da agência

Seja físico, seja digital, o Kanban é um quadro que fornece uma visão holística dos processos da agência. Usando a metodologia, até mesmo o profissional que não está participando ativamente do projeto consegue identificar quem está fazendo o quê. 

Na prática, essa visibilidade da dinâmica das entregas é especialmente útil quando várias pessoas colaboram para a realização de um mesmo projeto ou campanha, por exemplo. Afinal, dessa maneira, todos podem planejar suas tarefas atuais e as seguintes, considerando também o que já foi ou está sendo feito, bem como vai ser executado pelos colegas.   

Com o Kanban, tanto os colaboradores quanto o gestor do projeto ou da área ganham uma visão holística dos processos. De tal maneira, todos podem saber exatamente de que maneira sua contribuição é decisiva, bem como quantas etapas faltam para a conclusão de um projeto, job ou campanha.

2. Simplicidade

Sem dúvida, esse é um dos maiores atributos do Kanban: é a simplicidade dele que o torna versátil e aplicável para a gestão de muitas áreas de uma empresa. É um sistema fácil e acessível, que permite o engajamento de todos sem qualquer dificuldade. 

Como não há complexidade no uso da ferramenta, os processos tendem a fluir muito bem com o uso da metodologia.

3. Otimização do fluxo de trabalho e transparência nos processos

Com a adoção da metodologia ágil, é possível evitar o desperdício de recursos na agência. Sabe aquele tempo que o profissional perdia buscando entender em que pé estava o projeto? Não será mais preciso. Ele pode canalizar sua energia para uma ação efetiva.

Além disso, com todas as tarefas visualmente acessíveis, o time tem condições de mapear etapas, atividades redundantes e/ou desnecessárias e simplificar outras. Quantas vezes mais de um profissional estava focado na mesma tarefa? Esse tipo de situação não irá se repetir com o uso do Kanban. 

E sabe o que é melhor? Quanto mais o time se apropria do sistema ágil, os resultados obtidos tendem a ser mais positivos. O fluxo de trabalho é otimizado, sem comprometer a qualidade das entregas, em um ritmo contínuo de aperfeiçoamento dos processos e aumento de produtividade.

4. Comunicação e colaboração entre os membros do time

Como o uso do Kanban entrega uma visão abrangente dos processos da agência, a comunicação e a cooperação entre os profissionais e áreas também melhoram. 

Ao visualizar os status das demais tarefas, atividades e jobs, os profissionais têm condições de ajustar cronogramas e prazos, porque sabem o que os colegas estão fazendo. 

Como o apoio da ferramenta e essa interação mais próxima entre os profissionais, certamente também será possível identificar gargalos ao longo do processo e pensar em como eliminá-los. 

5. Foco e definição de prioridades 

A visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho tende a aumentar o foco dos profissionais e do gestor. A tomada de decisões e a definição de prioridades se tornam mais simples e eficazes. 

Essa nova perspectiva impulsiona o desempenho do time e o alcance os objetivos e metas predefinidas.

A metodologia Kanban ao alcance da agência

Atualmente, o modelo Kanban já está disponível em algumas ferramentas online. Elas extraíram o melhor do método, incorporando aos sistemas de gestão. 

Sabendo do poder do Kanban, a Operand estruturou um dos modelos de gerenciamento de pautas inspirada no esquema dos quadros com colunas e cartões.  

Assim, você e seu time podem obter a visão do todo e acompanhar em tempo real o andamento de todas as entregas.

Quer descobrir, na prática, como o Kanban pode melhorar a rotina da agência? Crie sua conta trial e experimente o Operand!

Ah, e se quiser entender melhor como funciona a metodologia Kanban, este curso te dará uma visão detalhada