Gestão do conhecimento: o que é e porque a sua agência precisa implementar hoje mesmo

Criação de produtos e serviços, processos internos, fornecimento de valor aos clientes: tudo o que uma empresa faz é baseado em conhecimento e em dados e depende do fluxo adequado de informação. Portanto, não importa qual o seu negócio, quais serviços você oferece ou quem é seu público, a gestão do conhecimento é um de seus ativos mais importantes.

Parece simples, mas vivemos em uma economia do conhecimento que nos bombardeia com um fluxo constante de informações, o equivalente a ler 174 jornais todos os dias. Portanto, gerenciar todo esse conhecimento de maneira adequada é essencial para o sucesso. Nos últimos anos, essa necessidade empresarial se cristalizou em uma disciplina própria conhecida como gestão do conhecimento.

Mas o que é e como funciona essa abordagem na prática? Crucialmente, por que precisamos disso e o que acontecerá se não fizermos nada a respeito?

Neste artigo, buscamos responder essas e outras perguntas importantes sobre o tema. Vem com a gente! 

O que é gestão do conhecimento?

Basicamente, trata-se de um sistema que ajuda uma empresa a compartilhar, acessar e atualizar o conhecimento e as informações do negócio. 

O conhecimento pode ser poder, mas o conhecimento por si só não é suficiente. 

É fundamental saber como lidar e processar esse conhecimento, bem como permitir que ele flua livremente, seja útil e esteja disponível para todos. 

Em muitas organizações, o conhecimento da empresa não tem fundamento, é difícil de acessar e corre o risco de se perder. Daí a importância de priorizar a gestão do conhecimento na rotina corporativa. 

Ela permite que uma organização tenha acesso a todas as informações relevantes e dados úteis que possa desejar. Esse conhecimento permite que seus negócios floresçam e prosperem. Mas, para tanto, ele precisa percorrer sua organização e atingir seus colaboradores e seu público externo. Caso contrário, sem uma gestão de conhecimento adequada, seu sucesso sempre será limitado. 

Como é a gestão do conhecimento na prática?

A gestão do conhecimento pode ser implementada a partir do uso de vários tipos de sistemas e ferramentas, voltados para documentação, armazenamento, comunicação e aplicação do conhecimento de uma organização, na tentativa de melhorar os diferentes processos no local de trabalho. 

Existem dezenas de maneiras diferentes de gerenciar o conhecimento, e algumas das mais comuns incluem programas de treinamento, sistemas de gerenciamento baseados em nuvem, ferramentas de rede social, bots de bate-papo e sistemas de gerenciamento de conteúdo.

Como o nome sugere, a gestão do conhecimento é um esforço contínuo, e não um exercício isolado. 

Afinal, embora você possa investir em software para ajudar a organizar as informações da empresa, tudo isso ainda precisa ser controlado, integrado com novas ferramentas e atualizado para manter a transferência de conhecimento contínua. A gestão do conhecimento é um sistema vivo que precisa de curadoria e atenção constante.

Por que a gestão do conhecimento é tão importante?

Sem uma gestão de conhecimento robusta, as informações simplesmente não podem fluir dentro de uma empresa. 

A gestão do conhecimento é essencial porque orienta o processo de tomada de decisão, constrói trilhas de aprendizagem, tornando o aprimoramento pessoal parte da rotina dos colaboradores e estimulando a mudança cultural e a inovação. 

Embora existam diferentes tipos de conhecimento, existem dois que se relacionam especificamente com a gestão do conhecimento: 

Conhecimento explícito: é fácil de capturar, armazenar e compartilhar e geralmente inclui informações encontradas em bancos de dados, memorandos e vídeos. 

Conhecimento tácito: é um pouco mais problemático. Envolve conhecimento e know-how mais intuitivos e é amplamente baseado nas experiências de uma pessoa. O conhecimento tácito também frequentemente reside na mente e é difícil de explicar aos outros. Imagine, por exemplo, pensar em como é fácil respirar; em seguida, pense em como é difícil explicar como respirar para alguém que não está familiarizado com o processo.

Gestão do conhecimento: as consequências de não fazer 

Um grande problema que muitas empresas enfrentam – principalmente agora, quando tantas pessoas estão trabalhando remotamente – é a perda do conhecimento corporativo. 

Como as equipes dos setores costumam usar ferramentas totalmente diferentes e não conseguem se comunicar entre si de maneira adequada, os profissionais passam a trabalhar isolados, principalmente, por conta do desencontro de informação e das expectativas desalinhadas. Quando isso acontece, qualquer conhecimento que não seja escrito e compartilhado corre o risco de ser perdido. 

Além disso, quando os funcionários se demitem ou se aposentam, eles levam anos de conhecimento crucial da empresa – e o custo disso pode ser colossal.

E mesmo que os funcionários treinem seus substitutos antes de sua partida, eles não podem transmitir tudo o que sabem porque muito de seu conhecimento será tácito.

Neste sentido, se a empresa não tem uma política de gestão do conhecimento adequada, os profissionais perdem muito tempo procurando conhecimentos que já existem ou tentando recriá-los. De acordo com pesquisa, isso ocupa 30% do seu tempo. Eles cometem os mesmos erros de outros colaboradores, fazem as mesmas perguntas, recriam as mesmas soluções.

Em síntese, para evitar prejuízos de desempenho, eficiência e financeiros, a gestão do conhecimento é a melhor abordagem. Ela permite melhorar a produtividade, o engajamento e a colaboração dos funcionários, bem como prevenir erros e reduzir custos.

Os benefícios da gestão do conhecimento adequada para o seu negócio 

Empresas de todos os segmentos podem se beneficiar muito com o compartilhamento, inovação, reutilização, colaboração e aprendizado de seus colaboradores. Isso torna uma boa ideia impulsionar a gestão do conhecimento, implementando técnicas adequadas em seu negócio, para aproveitar ao máximo os benefícios desta abordagem. 

Confira as principais vantagens da gestão do conhecimento:

Melhora o processo de tomada de decisão 

Ao obter acesso ao conhecimento de toda a organização, os funcionários podem melhorar a qualidade e a velocidade da tomada de decisões. As ferramentas de colaboração empresarial facilitam o acesso a opiniões e experiências de diferentes pessoas com diversos pontos de vista, que podem contribuir com novas e frescas perspectivas para os processos de tomada de decisão. 

Promove a inovação e a mudança cultural 

A gestão do conhecimento permite e incentiva o compartilhamento de ideias, a colaboração e acesso às informações mais recentes. Além disso, estimula a inovação e as mudanças culturais necessárias para desenvolver a organização e atender às necessidades de negócios em constante mudança.

Acelera o acesso ao conhecimento e à informação

A gestão do conhecimento simplifica a operação de busca das informações de que você precisa ou das pessoas que as possuem. Além disso, aumenta a eficácia e a produtividade e permite trabalhar melhor, reduzindo a tendência de reinventar a roda.

Evita esforços redundantes 

Ninguém gosta de passar o tempo fazendo algo repetidamente. No entanto, as pessoas fazem isso o tempo todo por muitos motivos. Evitar a duplicação de esforços pode economizar muito tempo e dinheiro, além de manter os colaboradores motivados e também agilizar o trabalho. Portanto, ao não perder tempo reinventando a roda, você terá mais tempo disponível para inventar algo novo. 

Acelera a entrega e aumenta a satisfação do cliente

O compartilhamento de conhecimento e a colaboração ajudam a aumentar o valor apresentado aos clientes.

Um diferencial de valor entre os concorrentes é a velocidade de execução. Supondo que todo o resto seja igual, as empresas que entregam antes das outras vencerão. Ao compartilhar conhecimento e inovação internamente, você pode reduzir significativamente o tempo para fornecer uma proposta, produto ou serviço a um cliente. O que se traduz em maiores taxas de ganhos, negócios complementares e novos clientes.

Estimula o crescimento e a inovação 

Está se tornando mais desafiador para as empresas ampliar suas receitas à medida que os setores amadurecem e a concorrência aumenta. A criação de novos conhecimentos por meio do compartilhamento, colaboração e entrega de informações eficazes pode ajudar a estimular a inovação. 

Se você conseguir isso e muitos dos outros benefícios proporcionados pela gestão do conhecimento, será capaz de ver o crescimento.

Ferramentas e tecnologias de aplicativos de gestão do conhecimento 

Para orientar e simplificar a gestão do conhecimento, você pode contar com ferramentas, tecnologias e aplicativos de gestão de conhecimento que oferecem suporte aos processos e procedimentos. O uso regular deles agiliza o trabalho, melhora a qualidade e garante harmonia em toda a organização. 

A seguir, listamos algumas das ferramentas de gestão do conhecimento que você pode explorar: 

Sistemas de gestão de relacionamento com o cliente

Com um CRM, você pode identificar um cliente potencial para saber como ele chegou até você e quais informações consumiram em seu site. Você pode, então, acompanhar as comunicações da sua equipe de vendas durante o ciclo de compra e monitorar outras interações, como compras repetidas. 

O armazenamento de dados do cliente em uma ferramenta de gestão do conhecimento permite que toda a sua equipe entenda a importância do atendimento e do relacionamento com o cliente. 

Sistema de base de conhecimento   

Uma base de conhecimento online é um diretório de conteúdo sobre seus produtos e  como eles são usados. Essa ferramenta de gerenciamento de conhecimento pode incluir conteúdo técnico sobre a solução de problemas de seu software, respostas a perguntas frequentes (FAQs) e outras informações que fornecerão a seus clientes uma melhor experiência no uso de seu software ou produto.

Gestão de competências

A gestão por competências é um dos alicerces do novo modelo estratégico de recursos humanos. Basicamente, consiste em analisar profundamente os objetivos da organização para definir quais são seus conhecimentos, habilidades e atitudes. Em outras palavras, quais competências os funcionários da empresa precisam manter ou avançar para atingir esses objetivos.

Sistemas de gestão de aprendizagem

Muitas empresas estão usando ferramentas LMS como uma forma de gerenciar o processo de treinamento e educação de funcionários. As companhias exploram a tecnologia LMS para compartilhar módulos de treinamento online e recursos educacionais relacionados ao trabalho. Assim, elas ajudam suas equipes a otimizar as operações e melhorar o desempenho. Os cursos LMS também são frequentemente usados ​​para tratar de questões de conformidade, garantindo que os funcionários estejam cientes das novas regulamentações que podem afetar a maneira como fazem seu trabalho.

Como vimos até aqui, ter um sistema de gestão do conhecimento não é mais um luxo ou um investimento que possa ser adiado. Na verdade, o cenário de negócios agora é definido por empresas que alavancam seu capital humano. Por isso, priorizar a gestão do conhecimento é crucial para o sucesso de qualquer organização.

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